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Ich kann mir keine (freien) Mitarbeitenden leisten, wie kann ich dennoch mit dem Business wachsen?
Wenn Du diesen Blogbeitrag liest, dann hast Du Dir diese Frage sicher auch schon gestellt.
Gerade am Anfang der Selbstständigkeit sind nicht immer direkt Mitarbeitende nötig. Für den Anfang reichen oft gut strukturierte Prozesse und Abläufe und die Nutzung von passenden Tools und Automationen.
In diesem Beitrag teile ich die 3 Tipps, die mir am Anfang sehr geholfen haben, den Fokus nicht zu verlieren:
1. Deine Prozesse
Die eine oder der andere denkt jetzt vielleicht: Ich bin SolopreurIn – sowas gibt es doch bei mir gar nicht. Das Thema ist für mich gar nicht relevant.
Auch in Deinem Business, egal, wie klein oder groß es ist, gibt es Dinge, die regelmäßig nach einem ähnlichen (oder im besten Fall) nach dem gleichen Schema ablaufen.
Das sind Deine Prozesse und hier Du kannst Du Zeit und Energie sparen.
Die Energie, die Du dann in Business Wachstum stecken kannst.
Das kannst Du jetzt direkt tun:
- Einfach mal ein Blatt Papier (oder ein Tablett und Stift) neben den Arbeitsplatz legen und in Stichpunkten aufschreiben, was Du den ganzen Tag machst.
Zum Beispiel: Email Anfragen beantworten, Podcastfolge erstellen, Blogbeitrag veröffentlichen, Kunden-Telefonat, Rechung schreiben, Social Media Grafiken erstellen… - Nimm Dir für den Anfang einen Prozess vor und liste auf einem neuen Blatt wirklich kleinteilig jeden Arbeitsschritt auf. Das geht in Tabellenform recht gut und einfach.
Diese Fragen können Dir dabei helfen: Was tust Du? Was brauchst Du dafür? Wo liegen Infos/Vorlagen…? Wann muss das fertig sein? Welchen Zeitablauf oder Zeitnahmen gibt es? - Herzlichen Glückwunsch. Das ist Dein erster Prozess.
Wenn es Dir hilft, kannst Du einen Prozess auch mit einem Bildschirmvideo dokumentieren. Da kannst Du dann genau dokumentieren, wie etwas funktioniert.
Gute durchdachte Prozesse sind einfach zu handhaben und bieten durch die routinierte Arbeit wenig Raum für Fehler. Der beste erste Schritt für Dein Business Wachstum.
Schau dir auch das Interview mit Sonia und mir an:
2. Aufgaben nach der Eisenhower Matrix sortieren
Gerade wenn Deine Aufgaben sehr zahlreich sind, kann es helfen, sie erstmal nach der Eisenhower Matrix zu sortieren.
Du unterteilst Du Deine Aufgaben wie folgt in vier Kategorien:
- Eilig aber unwichtig -> diese Aufgaben kannst Du beizeiten z.B. gut delegieren
- Eilig und wichtig -> diese Aufgaben solltest Du zeitnah/sofort erledigen
- Nicht eilig und unwichtig -> Diese Aufgaben kannst Du vielleicht sogar löschen
- Nicht eilig aber wichtig -> Terminiere diese Aufgaben direkt in Deiner Todoliste
Die Zuweisung kannst Du recht einfach vornehmen, indem Du jeder Kategorie eine Ziffer von 1-4 zuordnest (oder eine Farbe) und die Aufgaben auf Deiner Liste vom Anfang alle entsprechend markierst.
Das gibt Dir Zeit und Kapazitäten für Business Wachstum
Wenn Du hier alle Aufgaben zugewiesen hast, überlege einmal:
- Welche Aufgaben kannst Du tatsächlich löschen?
- Was willst Du nicht mehr erledigen?
- Was willst Du vielleicht tatsächlich nicht mehr selbst erledigen?
- Was kann jemand anders besser oder schneller?
- Was kannst Du automatisieren?
- Was kannst Du vereinfachen?
3. Timeblocking
Beim Timeblocking unterteilst Du Deinen Kalender in verschiedene Zeitblöcke. In jedem von diesen Zeitblöcken kannst Du dann ähnliche Todos erledigen. Zum Beispiel kann Dein Tag so aussehen.
08.00-09.00 Uhr Fokusaufgabe
09.00-10.00 Uhr Emails
10.00-11.00 Uhr Telefonate
12.00-13.00 Uhr Pause
13.00-14.00 Uhr Angebote, Rechnungen, Auftragsbestätigungen schreiben
14.00-15.00 Uhr Bürokram/ Organisatorisches
Das gibt Deinem Tag Struktur und macht es Dir einfacher, den Fokus bei den wichtigen Aufgaben zu lassen und Dich nicht ablenken zu lassen.
Dadurch, dass Du ähnliche Aufgaben bündelst, springt Dein Gehirn nicht zwischen völlig verschiedenen Prozessen und Arbeitsabläufen hin und her und Du kannst das, was Du tust fokussiert abarbeiten. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit fehlerfreier Ergebnisse und vermindert Stress und Ablenkung.
Tipps für die Planung
- Ich empfehle nach jedem Zeitblock einen 10 Minuten Block in Deinem Kalender als „Pufferzeit“ einzutragen. Das sieht eventuell erstmal etwas „unordentlich“ aus, bringt aber viel Ruhe in den Tag und den Kopf.
Trage das auch wirklich als einzelnen Termin ein. Wenn Du Deinen Zeitblock einfach um 10 Minuten verlängerst, birgt das die Gefahr, dass Du einfach 10 Minuten länger an dem Todo arbeitest und Dir Dein Puffer verloren geht. - Ich empfehle Dir auch, nur 80% Deines Tages zu verplanen. Es werden immer wieder unvorhersehbare Dinge dazwischenkommen: Ein Anruf, ein unaufschiebbares KundInnen-Todo… Diese Dinge kannst Du gut auffangen, wenn nicht der ganze Arbeitstag komplett verplant ist.
Was birgt wirkliches Business Wachstum für Solopreneure
Diese Tipps werden Dir helfen, Dich besser und entspannter zu organisieren – und wenn Du mit Deinem Business wirklich wachsen willst, dann kommt hier noch mein Bonus-Tipp für Dich:
Auch, wenn Du es wahrscheinlich nicht gerne liest und Dir eingestehst, bist Du als Mensch und als UnternehmerIn begrenzt. Du bist begrenzt in Deiner Zeit, in Deinem Wissen und auch Deine Kapazitäten sind begrenzt. Und das ist okay!
Wenn Du anfängst, Aufgaben zu delegieren, kannst Du diese Begrenzung ausdehnen.
Warum hast Du gegründet oder Dich selbstständig gemacht?
Als EinzelunternehmerIn kennst Du das auch: Du bist im Business 54 Abteilungen: Von der Auftragsbearbeitung zur Buchhaltung über den Einkauf zur IT und zum Marketing.
- Das Delegieren gibt Dir wieder die Möglichkeit, Dich auf die Dinge und die Aufgaben zu konzentrieren, die Du wirklich gerne machst. Das, warum Du Dein Business aufgebaut hast.
- Außerdem gibt es Dir Zeit, Dich auf die Arbeit AN Deinem Unternehmen zu konzentrieren und:
- Du kannst Dir damit Expertenwissen in Dein Business holen. Du kannst und musst auch gar nicht alles wissen und alles können.
- Auch Urlaub und Auszeiten sind möglich, wenn Du adäquate Unterstützung an Deiner Seite hast.
In der Zusammenarbeit mit meinen Kund:innen merke ich oft, dass die Prozesse schon recht verzettelt sind, wenn Selbstständige anfangen, Aufgaben abzugeben – Meine Empfehlung ist daher: Fang früh genug damit an und begrenze Dein Business nicht unnötig.
Stell Dir diese Fragen für mehr Business Wachstum
Gerade diese 3 Sätze können Dir helfen, herauszufinden, welche Aufgabe Du gut als erstes abgeben kannst. Bei welchen Aufgaben sagst Du das gerne?
- „Dieses Todo kann ich am besten und am schnellsten alleine erledigen.“, oder auch:
- „Diese Aufgabe ist viel zu kompliziert um sie abzugeben.“, oder
- „Das habe ich schon immer selber gemacht.“
Vielleicht kannst Du damit eine kleine Aufgabe finden, die Du für Dein Business auslagern kannst. Und wenn Du (noch) nicht soweit bist: Finde heute die eine Aufgabe, die Du in Deiner Todo-Liste streichen kannst.
Wenn Du eine spezifische Frage hast, wie Du Deine Organisation und Deine Prozesse etwas entspannter organisierten kannst, sei gern bei meiner Live-Sprechstunde dabei: https://sonia-schuettler.de/business-orga-live-booster/
Viel Spaß dabei!
Über Sonia:
Mein Name ist Sonia Schüttler. Ich bin Organisations-Profi und gelernte Industriekauffrau.
👉 Ich helfe Dir Dein Business entspannt zu organisieren.
👉 Für Dich allein oder mit meiner Unterstützung.
👉 Podcast, Video, Email-Postfächer oder Backoffice – ich unterstütze Dich mit Rat und Tat.
Ich habe vor über 20 Jahren meine Ausbildung als Industriekauffrau abgeschlossen und langjährige Berufserfahrung als Assistenz, Sachbearbeiterin und im Backoffice.
Seit Anfang 2018 bin ich als virtuelle Assistentin selbstständig tätig, weil ich selbstbestimmt arbeiten wollte. Das lässt mich meine Aufgaben noch besser und zufriedener erledigen.
Einerseits unterstütze ich Unternehmer und Unternehmerinnen in der rein virtuellen Zusammenarbeit als virtuelle Assistentin.
Andererseits helfe ich auch Selbstständigen und UnternehmerInnen, die (noch) keine VA benötigen.
