Im (Business)-Alltag fallen eine Menge Aufgaben an. Und egal, ob es sich um deine eigenen Projekte oder um Kundenprojekte handelt, manchmal fällt es schwer, den Überblick zu behalten und alles organisiert zu bekommen.
Aus diesem Grund stelle ich dir heute 5 Online-Tools vor, die mir die Organisation meiner Aufgaben und Projekte tagtäglich erleichtern. Bei den Tools handelt es sich um meine Lieblingstools und ohne sie wäre ich wirklich aufgeschmissen.
Lass uns loslegen.
Online-Tool #1: Paper von Dropbox
Paper von Dropbox ist ein einfaches Texterstellungstool, dass cloudbasiert ist und von Dropbox entwickelt wurde. Du kannst hier super einfach Dokumente anlegen und bearbeiten.
Dir stehen einfache, aber gängige Bearbeitungs- und Gestaltungselemente zur Verfügung. So kannst du im Nu eine Tabelle oder auch ein Bild einfügen, Text formatieren und hervorheben.
Die Haupt-Bearbeitungsleiste ist klein und übersichtlich gestaltet.
Damit kannst du mit einem Klick unterschiedliche Grundelemente einfügen. Von links nach rechts wären das Bilder, Medien, Dropbox-Daten, Tabellen, Zeitachsen, Checklisten, Listen, Abschnittsumbrüche oder auch eine Code-Zeile.
Anbindungen an Dritt-Plattformen
Paper Dropbox besitzt bei den Medien viele Anbindungsmöglichkeiten zu anderen Plattformen und Apps wie Google Drive, Instagram, Unsplash, LinkedIn, Slideshare und vielen mehr. Mit einem Klick kannst du so Präsentationen, Bilder oder Videos hinzufügen.
Einfach online Zusammenarbeit mit Teams
Wenn du im Team arbeitest, kannst du die Veränderungen nachverfolgen und Kommentare hinterlassen. Jedes Element – egal ob Text, Bild oder Medium – kann von dir und deinem Team kommentiert werden.
Das Schöne ist, dass du nicht nur das komplette Bild kommentieren kannst, sondern auch einzelne Bereiche. Dazu klickst du einfach auf das runde Icon neben dem Kommentar-Icon und wählst den gewünschten zu kommentierenden Bereich aus.
Die Kommentare erscheinen rechts im Dokument für alle Teammitglieder sichtbar. Und du kannst bei Bedarf auf die Kommentare antworten.
Einfache und intuitive Gestaltung
Zudem kann jedes Element per Drag-and-Drop verschoben und neu angeordnet werden. Das macht die Gestaltung des Dokumentes wirklich sehr einfach und intuitiv.
Neben Dokumenten, Bildern und Videos kannst du auch bequem mit einer Tastenkombination Emojis in deine Paper-Dropbox Datei einfügen. Drücke dazu einfach auf die Feststelltaste deiner Tastatur und auf den Doppelpunkt und wähle das Emoji deiner Wahl aus.
Ich nutze Paper Dropbox hauptsächlich, um Texte für meinen Blog, Newsletter oder meine Social Media Posts zu schreiben und sammel hier Ideen für Projekte.
Die Dateien ordne ich mit Hilfe von Ordnern. Bei zu vielen Dateien wird Paper Dropbox jedoch unübersichtlich, da es keine Schlagwort-Funktion gibt und man nur nach Titeln suchen kann.
Aber für die schnelle Texterstellung, Telefon-Meetings und ähnliches ist Paper Dropbox einfach genial, da die Oberfläche sehr simpel und intuitiv gestaltet ist.
Paper Dropbox ist bis zu einer Speichermenge von 2GB kostenlos.
Hier kannst du dir einen Account für Paper Dropbox erstellen: https://www.dropbox.com/paper
Online-Tool #2: awork
Mein zweite Online-Tool Empfehlung ist das Work-Management-Tool awork. Mit awork plane ich meine Projekte und To-Do´s.
Besonders gut gefällt mir die übersichtliche und einfache Oberfläche.
Nach dem Einloggen kommt man auf sein persönliches Dashboard, wo man gleich das Wichtigste sehen kann.
In awork erstellt man Projekte und unter den Projekten werden die entsprechenden Aufgaben erstellt. Ich nutze awork für meine Kunden- und interne Projekte.
Projekttypen und Aufgabenpakete erleichtern die Arbeit
Beim Anlegen eines Projektes kann ich zwischen verschiedenen Projekttypen wählen wie z. B. Kundenprojekt, Intern oder Abrechnung.
awork gibt hier schon einige Projekttypen vor, aber du kannst jederzeit neue Projekttypen anlegen, die zu deinem Unternehmen passen.
Beim Erstellen eines neuen Projektes kannst du auch gleich den Status definieren. Das ist für Kundenprojekte, die noch nicht angelaufen sind oder noch in der Schwebe sind, sehr praktisch. So kann ich genau sehen, beim wem ich z. B. noch mal nachfassen muss.
Was ich super praktisch bei awork finde, sind die Aufgabenpakete. Du kannst zu jedem Projekttypen und Status eines Projektes ein vordefiniertes Aufgabenpaket erstellen. Erreicht das Projekt diesen Status, wird das Aufgabenpaket automatisch reingeladen.
Ich habe mir z. B. für meine Abrechnung und für das Kunden-Onboarding Aufgabenpakete erstellt. So vergesse ich keine wichtigen Schritte und spare Zeit bei der Erstellung von Aufgaben.
Ein Online-Tool mit hoher Individualisierbarkeit
Deine Aufgaben kannst du klassisch in Listen sortieren und erstellen oder in flexiblen Kanban Boards organisieren. Oder du wählst die Timeline und erstellst Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben und planst dein Projekt so visuell.
Du kannst jederzeit zwischen den verschiedenen Ansichten wechseln.
Jeder Aufgabe kann eine Deadline und ein Verantwortlicher zugewiesen werden und um eine Beschreibung und Unteraufgaben ergänzt werden.
Du kannst einer Aufgabe auch direkt ein Dokument anhängen.
Kommt eine Aufgabe immer wieder vor, kannst du sie mit wenigen Klicks als wiederkehrend einstellen.
awork hat eine integrierte Zeiterfassung. So können du und dein Team eure Zeiten für jede einzelne Aufgabe erfassen und später auswerten.
awork kannst du mit bis zu drei aktiven Projekten kostenlos nutzen. Danach musst du auf die kostenpflichtige Version umsteigen.
Ich habe einige Planungs- und Projektmanagement-Tools ausprobiert und muss sagen, dass awork mich für meine Zwecke sehr begeistert. Es ist übersichtlich, einfach und intuitiv und enthält viele Features, die das Zusammenarbeiten im Team und das Planen der eigenen Projekte erleichtern.
Wenn du awork ausprobieren willst, dann klicke hier. Mit diesem Affiliate-Link erhältst du 12 Monate lang 10% Rabatt.
Online-Tool #3: Planoly
Um meine Beiträge bei Instagram zu planen und zu veröffentlichen, nutze ich das Tool Planoly.
Mit Planoly kannst du auch deine Stories vorplanen. Diese Funktion nutze ich allerdings so gut wie gar nicht.
Die Oberfläche in Planoly ist sehr einfach gehalten. Links siehst du eine Vorschau deines Feeds mit allen geplanten und noch unveröffentlichten Beiträgen und rechts siehst du eine Kalenderübersicht der eingeplanten Beiträge.
Einfache Planung von Instagram-Beiträgen
Über den Button “Add to Grid” fügst du ein neues Bild hinzu. Wenn du mehrere Bilder hinzufügen willst, dann wähle “Multi” aus. Der Beitrag wird dann als Karussell-Beitrag hochgeladen und eingeplant.
Du kannst bei Planoly auch Hashtag-Listen für bestimmte Themen hinterlegen, die du dann per Klick in deinen Beitrag einfügen kannst.
Nachdem du ein Bild hochgeladen hast, wählst du es aus und verfasst deinen Text. Hier wählst du auch deine Hashtags und das Veröffentlichungsdatum.
Du kannst wie auf Instagram Leute markieren und Orte taggen.
Planoly hat eine Quick Schedule-Funktion, die auf Timeslots basiert, bei denen deine Follower am aktivsten sind. Die Timeslots können auch manuell angepasst werden.
Hast du mal eine Idee für einen Beitrag, aber noch nicht das richtige Bild, dann kannst du einen Platzhalter einfügen, deinen Beitrag verfassen und speichern und zu einem späteren Zeitpunkt den Platzhalter durch dein Bild austauschen.
Planoly hat auch eine Analyse-Funktion deiner Beiträge und Stories mit allen wichtigen Kennzahlen auf einem Blick.
Planoly kannst du in der kostenfreien und kostenpflichtigen Variante nutzen. In der kostenfreien Variante kannst du bis zu zwei Kanäle (Instagram und Pinsterest) nutzen und pro Kanal bis zu 30 Beiträge im Monat veröffentlichen. Der kostenpflichtige Plan beginnt ab $9 bei monatlicher Zahlung und beinhaltet bei einem Kanal eine unbegrenzte Anzahl an Beiträgen und in dem anderen bis zu 30 Beiträgen.
Wenn du Planoly testen willst, dann kannst du dir über meinen Affiliate-Link einen Account erstellen.
Hier ist der Link https://www.planoly.com/referral/olgaweisscoaching
Online-Tool #4: Tailwind
Ohne Tailwind wäre ich völlig aufgeschmissen im Bereich Pinterest. Es ist in meinen Augen das beste Pinterest-Planungstool.
Im Vergleich zu anderen Pinterest-Planungstools wurde Tailwind speziell für das Einplanen von Pins für Pinterest entwickelt. Andere Planungstools haben das Einplanen von Pins hinzugenommen.
Aus diesem Grund bietet Tailwind Funktionen an, die die meisten Planungstools nicht haben.
Es würde den Rahmen dieses Blogartikels sprengen, wenn ich auf alle Funktionen von Tailwind eingehen würde. Aber ich möchte dir trotzdem einen kurzen Einblick geben.
So planst und veröffentlichst du Pin-Grafiken über das Online-Tool Tailwind
Die Planungsfunktion der Pins findest du im Menü “Publisher” unter Drafts.
In der Mitte siehst du deine Pin-Entwürfe, die du einplanen und veröffentlichen möchtest und rechts sieht du deinen “Schedule”, die Zeiten und die eingeplanten Pins.
Das Einplanen der Pins ist super einfach. Du wählst über den Button “Create Pin” deine Pin-Grafik aus, diese wird dann hochgeladen und dann wählst du die relevanten Pinnwände aus, vergibst einen Pin-Titel sowie eine Pin-Beschreibung und passt die URL an.
Zum Schluss klickst du auf “Add to Queue “ und dein Pin wird in den nächsten freien Slot deines “Schedules” eingeplant und dann zu diesem Zeitpunkt veröffentlicht.
Boardlisten sind ein großes Zeitersparnis
Mit Board-Listen, einer Sammlung an Pinnwänden zu einem bestimmten Thema oder einer Kategorie, spart man beim Pinnen sehr viel Zeit, da man die einzelnen Pinnwände nicht mehr manuell auswählen muss.
Unter dem Menüpunkt “Scheduled” findet man dann alle eingeplanten Pin-Grafiken. Hier kannst du im Zweifel noch ein paar Änderungen im Pin-Titel oder in der Beschreibung vornehmen.
Tailwind erleichtert das Pinnen sehr, da man in kurzer Zeit seine gesamten Pins für mehrere Wochen einplanen kann.
Zudem bietet Tailwind sehr detaillierte Analysen, die es so in Pinterest nicht gibt.
Die ersten 100 Pins sind in Tailwind kostenlos, danach musst du auf die kostenpflichtige Variante umsteigen.
Wenn du Tailwind ausprobieren willst, dann hole dir hier einen Account über meinen Affiliate-Link:
https://www.olga-weiss.com/tailwindaffiliate
Online-Tool #5: Canva
Canva ist ein Grafikdesign-Tool und meine erste Wahl, wenn ich schnell eine Grafik für Social Media und Co. erstellen möchte.
Canva hat unzählige Vorlagen für die unterschiedlichsten Formate.
Nachdem du ein Format ausgewählt hast, kannst du per Drag-and-Drop deine Grafiken erstellen.
Neben den vielen Vorlagen hast du Zugriff auf Bilder, Vektorgrafiken, Gifs und Schriftarten. Du kannst natürlich deine eigene Schriften (nur in der Pro-Version) und deine eigenen Bilder hochladen.
Wenn du deine Grafik erstellt hast, kannst du sie z. B. als jpeg-, png-, oder PDF-Datei herunterladen oder sie direkt auf deine Facebook-Seite hochladen.
Mit Canva erstellst du wirklich super schnell schöne Grafiken für deinen Blog und deine Social Media-Kanäle.
Canva kannst du grundsätzlich immer kostenlos nutzen. Aber wenn du viele Grafiken erstellst und das Tool oft nutzt, dann empfehle ich dir definitiv die Pro-Version.
Hinterlege deine Brand-Farben und Logo
Mit der Pro-Version hast du nicht nur Zugriff auf einen größeren Pool an Bildern, Vektorgrafiken und Schriften, sondern kannst auch dein eigenes Logo, deine eigenen Schriften und Brand-Farben hinterlegen und so immer schnell darauf zugreifen und hast noch viele weitere tolle Vorteile.
Ich hoffe, dir hat der kleine Einblick in meine Lieblingstools gefallen. Nutzt du schon einige dieser Tools?
Erzähle mir gerne in den Kommentaren von deinem Lieblingstool.
