Produktiv im Homeoffice – mit diesen Tipps klappt es auch in der Corona-Krise

Für sehr viele von uns ist aktuell das Arbeiten von zuhause angesagt und das ist für die allermeisten eine ganz neue Erfahrung. Ob du nun ein Neuling in Sachen Homeoffice bist oder schon ein “alter Hase”, die Notwendigkeit, von zuhause zu arbeiten, bringt meist eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Vielleicht geht es bei dir darum, deine Arbeitsroutinen und deine familiären Pflichten unter einen Hut zu bringen. Oder du musst dich überhaut erst einmal an das “remote” Arbeiten gewöhnen.

Ich selber arbeite ja schon seit über einem Jahr vom Homeoffice aus und liebe es. Deshalb möchte ich dir in diesem Artikel ein paar Tipps für das produktive Arbeiten von zuhause mit awork geben. 

Positive Aspekte im Homeoffice

Bevor wir mit den konkreten Tipps anfangen, solltest du dir bewusstmachen, dass das Arbeiten von zuhause viele positive Aspekte hat. Beispielsweise sparst du durch das Arbeiten von zuhause viel Zeit, da der Arbeitsweg entfällt. So hast im Durchschnitt 1-2 Stunden mehr Zeit für dich und deine Familie. Das führt zu mehr Zufriedenheit – dies belegen auch mehrere Studien (https://cdn2.hubspot.net/hubfs/443262/pdf/TINYpulse_What_Leaders_Need_to_Know_About_Remote_Workers.pdf, Stanford-Studie). Sie zeigen auch, dass das Arbeiten im Homeoffice produktiver und fokussierter ist, als das Arbeiten im “normalen” Büro. 

Um im Homeoffice produktiv und fokussiert arbeiten zu können, solltest du jedoch einige Dinge beachten. Hier kommen meine besten Tipps für dich:

Richte dir einen Arbeitsplatz ein oder zumindest einen Bereich

Vor allem zu Beginn ist die Vorstellung verlockend, von der Couch aus zur arbeiten. Das ist jedoch keine gute Idee, denn unser Gehirn verbindet das Sofa mit Entspannung, mit Fernsehen, Netflix oder Kuscheln. Produktivität findet hier üblicherweise nicht statt. Deshalb: Richte dir unbedingt einen “richtigen” Arbeitsplatz bzw. einen eigenen Arbeitsbereich ein (falls du das noch nicht gemacht hast). 

In einem solchen eigenen, im Idealfall abgetrennten Arbeitsbereich, in dem du dich voll und ganz auf deine Tätigkeiten konzentrieren kannst, wirst du besser fokussiert bleiben. Außerdem kannst du an deinem eigenen Arbeitsbereich deine Arbeitsmaterialien wie Laptop, Notizbücher, Kalender oder ähnliches stehen lassen anstatt sie jedesmal hin und her zu räumen – du bist also jederzeit sofort startklar. Gestalte deinen Arbeitsplatz so, dass du dich dort wohlfühlst und gerne dort aufhältst. 

Ein weiterer Vorteil eines eigenen Arbeitsbereiches ist es, dass deine Familienmitglieder sofort wissen, dass du arbeitest, sobald du dich dort aufhältst. Dadurch werden sie besser verstehen und akzeptieren können, dass du Ruhe brauchst, wenn du dort bist, und dass Ablenkungen nicht erwünscht sind. 

Definiere deine Arbeitszeiten und halte sie ein

Das mag zunächst ein bisschen paradox klingen – schließlich arbeitest du im Homeoffice, welches sich ja gerade durch flexible Arbeitszeiten auszeichnet. Das wird ja auch so bleiben. Du kannst dir weiterhin deine Aufgaben so einteilen, wie es am besten zu deinem Tagesablauf passt. Doch eine grobe Struktur ist wichtig, um fokussiert zu bleiben, dich nicht zu verzetteln und dich vor allem nicht von Haushalt und Co. ablenken oder gar stressen zu lassen. 

Gehe ruhig einmal deinen Alltag gedanklich durch und notiere dir diejenigen Aktivitäten und festen Termine, die du an jedem einzelnen Wochentag hast – am besten gleich mit den Uhrzeiten. Wann frühstückst du? Wann isst du zu Mittag und wann zu Abend? Gehst du zum Sport? Wenn du Familie hast, dann sind deine Kinder und dein Partner vermutlich zurzeit auch gerade zu Hause. Wie sehen aktuell eure Familienroutinen aus? 

Oft hat man ein falsches Zeitempfinden. Wir planen meist viel zu wenig Zeit für die Erledigung einer Aufgabe ein und packen zu viele Aufgaben in einen Tag. Und wenn am Ende des Tages noch Aufgaben auf der To-Do-Liste stehen, fühlen wir uns schlecht. Das passiert nicht, wenn du dir über die tatsächlich benötigte Zeit für Aufgaben und To-Dos bewusst wirst. 

Mit dem Tool “awork” kannst du für jede Aufgabe den geplanten und tatsächlichen Zeitaufwand vermerken. Wenn du eine Aufgabe erstellst, dann notiere auch den geplanten Zeitaufwand für diese Aufgabe. Durch den integrierten Zeittracker, kannst du durch wenige Klicks deine Zeit für eine Aufgabe tracken und gleich einer Aufgabe in einem Projekt zuweisen. 

Integrierter Zeittracker in awork

Wenn du dir bewusst bist, für welche Aufgaben du wieviel Zeit benötigst, kannst du deine Workload besser planen und verteilen. Mit der Zeit passiert es dir dann immer seltener, dass du deinen Tag mit To-Dos vollpackst und am Ende frustriert feststellst, dass du nur ein Drittel davon geschafft hast. 

Durch “feste Arbeitszeiten” beziehungsweise “klar definierte Arbeitszeiten” kannst du die anfallenden Aufgaben und Projekte besser planen, da du genau weißt, wieviel Zeit dir an einem Tag zum Arbeiten zur Verfügung steht. Zudem geben dir klare Arbeitszeiten eine Struktur im Alltag und helfen auch deiner Familie, in diesen Zeiten Rücksicht zu nehmen und dich ungestört arbeiten zu lassen.

Vor allem in der aktuellen Situation, wo vielfach alle Familienmitglieder zu Hause sind, helfen klare Absprachen bezüglich der Arbeitszeit sehr. Setze also klare Zeiten fest, in denen du arbeiten möchtest und Zeiten, in denen du dich deiner Familie widmen möchtest. Und halte dich dann auch daran. Jene Aufgaben, die nichts mit deinem Business zu tun haben, wie etwa Aufräumen, Wäsche zusammenlegen und andere häusliche Tätigkeiten gehören nicht in deine Arbeitszeiten. Die kannst du auch später erledigen.

Meine Homeoffice Zeiten sind normalerweise von 8.30 Uhr bis 15.30 Uhr. Zwischen 12 und 13 Uhr mache ich Mittagspause und dienstags und donnerstags steht bei mir am Vormittag Sport auf dem Plan. Mittwoch ist ein kurzer Tag. Aktuell sieht die Situation aufgrund der Corona-Krise jedoch völlig anders aus. Ich arbeite zwischen 6 – 8 Uhr. Danach gibt es ein gemeinsames Frühstück mit der Familie und der Vormittag wird mit den Kindern verbracht. Nach dem Mittagessen beginnt die Mittagschlafzeit und damit auch wieder meine Arbeitszeit bis zum späten Nachmittag. In dieser Zeit werden die Kinder von meinem Partner betreut oder spielen alleine.

Definiere deine Top-To-Dos für mehr Produktivität

Fokus und Klarheit darüber, was du erreichen willst, sind wichtige Bestandteile im Business. Sie helfen dir, kontinuierlich deine Ziele zu verfolgen und zu evaluieren, ob du auf dem richtigen Weg bist. 

Für mich sind Fokus und Klarheit sogar die beiden wichtigsten Elemente, um im Homeoffice produktiv zu sein, zumal jetzt, wo die Zeit noch begrenzter ist als sonst. Wir verbringen oftmals viel zu viel Zeit damit, darüber nachzudenken, was als Nächstes in einem Projekt ansteht und was der nächste Schritt wäre. Wahrscheinlich ist es dir auch schon passiert, dass du mit einer Aufgabe begonnen hast und dir dann einfiel, dass du ja noch eine ganz wichtige Aufgabe für ein anderes Projekt erledigen musst – und zwar am besten gleich. In dieser Situation springst du dann von einer halbfertigen Aufgabe zu einer anderen Aufgabe. Damit das nicht passiert, solltest du dir deine wichtigsten To-Dos für den Tag definieren und aufschreiben. Erledige die Planung für den nächsten Tag am besten schon am Vorabend. 

In “awork” hast du mehrere Möglichkeiten, deine wichtigsten Aufgaben zu markieren: Du kannst ihnen entsprechende Deadlines geben und den Status auf “Blockiert” setzen. Unter der Aufgabenansicht kannst du dir eine entsprechende Aufgabenansicht erstellen und deine Aufgaben danach filtern lassen. Im Screenshot unten siehst du meine Aufgabenansicht für wichtige Aufgaben sortiert nach Fälligkeit in der Woche. Mir persönlich reicht es aus, wenn ich die wichtigsten Aufgaben für die Woche festlege. 

Eine andere Möglichkeit ist es, die Aufgabe als Priorität hervorzuheben. Klicke dazu einfach auf das Kreissymbol mit dem Ausrufezeichen in den Aufgabeneinstellungen. an diesem Zeichen erkennst du die hervorgehobenen Aufgaben auch in der Übersicht. Das Hervorheben der Aufgaben ist eine schnelle und einfache Methode, die wichtigsten Aufgaben zu markieren und sie so sichtbar in der Übersicht zu machen. 

Welche der beiden Methoden du letztlich wählst, hängt von dir und deinem Workflow ab. Ich mag beide Varianten sehr. Wichtig ist nur, dass du Klarheit darüber hast, welche To-Dos an dem Tag oder in der Woche am wichtigsten für dein Business sind und dass du darauf den Fokus legst.  

Automatisiere deine Prozesse und Arbeitsschritte 

Prozesse und standardisierte Arbeitsabläufe erleichtern dir die Arbeit im Homeoffice. Mache dir deine Arbeit so einfach wie möglich, indem du wiederkehrende Aufgaben standardisierst und automatisierst. 

Lege Aufgaben als wiederkehrende Aufgaben an, die in deinem gewählten Rhythmus automatisch in deiner Aufgabenliste auftauchen. So musst du nicht mehr an dieses To-Do denken und hast mehr freie “Gehirnkapazität”, um dich beispielsweise der Entwicklung deines Businesses zu widmen. Wiederkehrende Aufgaben können etwa das Schreiben deines wöchentlichen Newsletters, das tägliche Nachfassen von Leads oder eine tägliche Erinnerung zur Meditation sein. 

Ich habe nicht nur meine beruflichen Projekte, sondern auch private Projekte in “awork” angelegt. In meinem Projekt gibt es neben täglichen Routine-Aufgabe, wie Meditieren und Journaling auch eine Liste mit täglichen positiven Affirmationen, die mich morgens motiviert in den Tag starten lassen. Diese Aufgaben sind alle als wiederkehrend angelegt und erinnern mich täglich daran, meine Morgenroutine einzuhalten. 

Die Aufgabenpakete von “awork” eignen sich hervorragend dafür, Vorlagen für bestimmte Prozesse und Projekte anzulegen. Aufgabenpakete sind ein vordefiniertes Set von Aufgaben und werden in Listen zu deinem Projekt hinzugefügt. Indem du Aufgabenpakete mit Projekttypen verknüpfst, kannst du Standard-Projektpläne erstellen und hast so immer alle notwendigen Schritte in einem Projekt enthalten. Einmal vollständig aufgesetzt, musst du dir nie wieder den Kopf darüber zerbrechen, ob du etwas Wichtiges in deinem Projekt vergessen hast oder nicht. 

Ich habe mir beispielsweise für meine monatliche Abrechnungstätigkeit ein entsprechendes Aufgabenpaket erstellt und habe mir außerdem meine Kundenprojekte mit standardisierten Aufgabenpaketen, die das Onboarding, Offboarding und spezifische Projektschritte enthalten, erstellt. 

Die einzelnen Aufgabenpakete kann ich dabei nicht nur einem Projekttyp zuordnen, sondern auch einem bestimmten Projektstatus. Das heißt, dass zum Beispiel das Aufgabenpaket Onboarding des Kunden im Status “In Planung” eines Projektes aktiv wird und die spezifischen Projektschritte erst im Status “Läuft” des Kundenprojektes auftauchen. 

Standardisierte Prozesse helfen dir, deine Zeit nicht nur produktiv zu nutzen, sondern sie machen diese kleinen, oft zeitraubenden Aufgaben und Gedanken über den nächsten Schritt und das nächste To-Do überflüssig.  Du weißt auf diese Weise jederzeit, was als nächstes getan werden muss und kannst zudem mit klaren Prozessen deine Aufgaben in Zukunft viel leichter auslagern und ein Team aufbauen.

Ich hoffe, ich konnte dir mit meinen Tipps für das produktive Arbeiten im Homeoffice weiterhelfen und dir einen kleinen Einblick in meine Arbeitsweise geben. Wenn du gerne mehr darüber erfahren willst, wie ich mich mit “awork” organisiere, schreib mir einfach eine Nachricht. 

awork ist ein smartes Workmanagement für produktive Teams. Das Tool ist mehr als eine To-Do und Projektmanagement-Software. Mit awork hast du alles an einem Ort, deine To-Dos, Projektstatus und -fortschritt, Team-Kommunikation und Zeittracker. Teste jetzt awork kostenlos aus.