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Warum du zum Wachstum deines Business Strukturen und Prozesse brauchst und wie du sie mit asana aufsetzt
Beim Start ins Abenteuer Selbstständigkeit ist man mit vielen Dingen gleichzeitig beschäftigt und im Vordergrund stehen meistens Kundengewinnung und das eigene Marketing. Prozesse, Strukturen und das Dokumentieren von Arbeitsabläufen stehen da nicht im Fokus. Wozu auch, schließlich ist man eine One-Woman-Show. Aber auch als Solo-Selbständiger sollte man sich bereits früh um die eigenen Arbeitsabläufe und Prozesse Gedanken machen. Denn ohne wird ein Wachstum nicht möglich sein.
4 Gründe, warum du überhaupt Strukturen und Prozesse brauchst?
Vielleicht kommt dir die folgende Situation ja bekannt vor: Du setzt dich morgens an deinen Laptop und startest voller Energie und Elan in deinen Arbeitstag. Deine To-Do-Liste ist ziemlich lang und beim Blick darauf, weißt du nicht so richtig auf welche Aufgabe du dich zuerst stürzen sollst. Nach einem kurzem Hin und Her startest du einfach mit einer, die dir gefällt.
Aber um sie zu erledigen, fällt dir auf, dass dir eine wichtige Information von deinem Kunden fehlt. Also durchsuchst du erstmal deinen Posteingang und den Kundenordner. Irgendwo muss die Info ja sein.
Während du die Aufgabe bearbeitest, fällt dir ein, dass du ja noch gar keinen Social Media-Beitrag für heute geschrieben hast und der letzte Blogartikel ist ja auch wieder mehr als 4 Wochen her.
Und so geht es weiter! Ich glaube, du weißt, was ich meine.
1. Fokus – Überblick über Aufgaben behalten
Es ist ziemlich leicht, sich in den ganzen To-Dos und Aufgaben zu verlieren und schnell den Überblick zu verlieren, was eigentlich ansteht und welche dieser vielen Aufgaben wirklich wichtig sind und uns als Unternehmer weiterbringen.
Strukturen und Prozesse helfen dir dabei, den Überblick nicht zu verlieren und dich auf die Aufgaben zu fokussieren, die dich auch in deinem Unternehmen weiterbringen. Aufgabe ist nämlich nicht gleich Aufgabe. Nicht jede unserer Aufgaben hat den gleichen Effekt auf unser Wachstum und letztendlich auf unseren Umsatz. Im Alltag kann man sich sehr leicht mit den “unwichtigen” Aufgaben verzetteln und den Fokus verlieren. Die Folge ist, dass man ewig vor sich hinarbeitet und in Stress gerät, wenn es um die Erledigung der wichtigen Aufgaben geht.
2. Klarheit – Minimiere Zeitverschwender mit Strukturen und Prozessen
Die größten Ablenkungen und Zeitfresser in unserem Alltag ist das Suchen von Informationen und dem Hin- und Herwechseln von Programmen und Apps. Eine Studie von asana zur Anatomie der Arbeit ergab, dass man 60 % des Tages mit Arbeit rund um die Arbeit verbringt. Also mit Tätigkeiten, die nicht zur Erfüllung der Aufgabe dienen, sondern mit der Beschaffung von Informationen, um diese Aufgabe erfüllen zu können. Dazu zählen z. B. das Suchen nach E-Mails von Kunden, Dokumenten, die man falsch oder gar nicht abgelegt hat oder die Suche nach Dateien, dem Hin- und Herwechseln zwischen unterschiedlichen Programmen und Ähnlichem.
Das bedeutet, dass wir mehr als die Hälfte unserer Woche mit Suchen und Sortieren verbringen und nicht mit Aufgaben, die uns in unserem Business weiterbringen wie z. B. der Erstellung von Blogartikeln, Entwicklung von neuen Produkten oder der Kundengewinnung.
Strukturen in Form von Arbeitsabläufen können diese zeitfressenden Tätigkeiten verringern, da du zu einem vorher definiert hast, wo z. B. Kundendokumente abgelegt werden, und du einen Ort für alle Kundeninformationen und Kundenprojekte hast und leicht abrufen kannst.
Standardisierte Arbeitsschritte, die immer mit der gleichen Herangehensweise angegangen werden, haben den Vorteil, dass du nicht immer wieder von Null anfangen musst, sondern genau weißt, welche Schritte gegangen werden müssen und wann diese erfolgen sollten. Das hält den Kopf frei und macht Platz für kreative Gedanken.
3. Wachstum – du wirst nicht immer alleine sein
Auch wenn du gerade vielleicht noch alleine bist, wird das nicht ewig so bleiben. Um Aufgaben abgeben zu können, brauchst du Klarheit darüber, was bei dir im Unternehmen an Aufgaben ansteht und welche diese Aufgaben nicht zwangsläufig von dir erledigt werden müssen.
Beim Aufbau deines Teams durch virtuelle Assistenten oder Freelancer wird es dir wesentlich leichter fallen, Aufgaben klar und deutlich zu definieren, die du gerne abgeben würdest. Zudem wirst du bessere Ergebnisse in der Zusammenarbeit haben, da sich Missverständnisse durch unklare Anweisungen minimieren und es weniger zeitfressende Kommunikation durch Nachfragen geben wird. Deine standardisierten Abläufe führen auch durch das Auslagern der Aufgaben zur gleichen Qualität des Ergebnisses.
4. Unabhängigkeit – Mehr Zeit AM Business zu arbeiten
Durch das Etablieren von Strukturen und Arbeitsabläufen wie Workflows hast du letztendlich auch mehr Zeit an deinem Business zu arbeiten als nur in deinem Business.
Arbeitsabläufe, Prozesse und Informationen an einem zentralen Ort zu haben, reduzieren die Zeit, die du für die Erledigung deiner Aufgaben brauchst. Du wirst damit effektiver und hast somit mehr Zeit, um dich dem Businessausbau und der Planung und Entwicklung deiner Produkte und Programme zu widmen.
Durch Strukturen und Prozesse richtest du deinen Arbeitsalltag auch strategisch auf die Erreichung deiner Ziele aus und behältst diese im Blick.
Behalte deine Unternehmensziele mit Strukturen und Prozessen im Blick
Deine Ziele bestimmen deine Handlungen. Nur wenn du weißt, wo du eines Tages mit deinem Business sein willst, kannst du dieses Ziel erreichen. Nicht umsonst heißt es “Energy flows, where the attention goes”. Was so viel heißt wie: Deine Energie richtet sich darauf, wo deine Aufmerksamkeit sich befindet. Im Alltag verlieren wir jedoch unsere Business-Vision oder unsere Ziele schnell mal aus den Augen.
Strukturen und Prozesse helfen dabei das zu verhindern. Denn kennst du deine Ziele, kannst du deine Aktivitäten darauf ausrichten und deine Projekte und Aufgaben entsprechend auf die Erreichung dieser Ziele herunterbrechen. Klare Prozesse helfen dabei, zu verstehen, wie die eigene Tätigkeit zu dem übergeordneten Unternehmensziel beiträgt. Beim Blick auf deine To-Do-Liste wird es dir daher leichter fallen, die Aufgaben zu identifizieren, die der Erreichung deiner Ziele dienlich sind und diese mit hoher Priorität versehen und zuerst erledigen.
Das Wissen und das Bewusstsein um die eigenen Ziele und der Business-Vision erleichtert dir nicht nur die Entscheidungsfindung im Alltag bei deiner To-Do-Liste oder bei Anfragen für Kooperationen. Es erlaubt dir auch, Entscheidungen auf Basis von Fakten und Daten zu treffen, da du durch deine Strukturen und Prozesse Fortschritte messen, analysieren und eventuell anpassen kannst. Du erkennst, wo du dich zeitlich mit Aufgaben verschätzt hast, und es so zu Engpässen kam, oder wo dir Informationen von deinen Kunden fehlen, um Projekte effektiv und effizient zu bearbeiten.
Dein Unternehmen ist kein Hobby! Auch wenn du (noch) alleine bist, verhalte dich wie ein CEO eines großen Unternehmens und führe und leite es!
Du brauchst einen Plan – und ein Projektmanagement-Tool als Lösung
Nachdem du jetzt weißt, dass Strukturen und Prozesse unerlässlich für das Wachstum deines Unternehmens sind, fragst du dich sicherlich, wie du diese findest und etablierst.
Du brauchst einen Plan und ein Tool, die dich dabei unterstützen, dich auf deine eigentliche Arbeit zu fokussieren. Ein Projektmanagement-Tool oder Work-Management-Tool wie asana, awork, trello oder Monday sind hier die Tools der Wahl.
Ich habe alle genannten getestet und ausprobiert und mich letztendlich für asana entschieden.
asana bietet mir nicht nur in der Darstellung die meiste Flexibilität, sondern erlaubt mir auch mit einem Team bis zu 15 Mitgliedern in der kostenfreien Version zusammenzuarbeiten. Ich habe in asana sowohl meine Privat- als auch Business-Projekte hinterlegt, angefangen von der Jahresplanung über Kundenprojekte bis hin zu Ideen- und Content-Sammlungen für spätere Produkte und Programme. Auf die Inhalte kann ich von überall zugreifen und habe so an einem zentralen Ort alle wichtigen Informationen, wenn ich sie brauche.
In asana werden sogenannte Projekte angelegt. In den Projekten kann man wiederum Aufgaben und Unteraufgaben erstellen. Nutzt du asana als Unternehmen, kannst du deine Projekte in Team-Organisationen wie Marketing, Vertrieb, Kundensupport gliedern.
Egal, für welches Projektmanagement-Tool du dich letztendlich entscheidest, du solltest ein digitales Tool nutzen, in dem zentral all deine Informationen rund um dein Business, deine Aufgaben und Ideen erfasst werden können. Durch den zentralen Ort reduzierst du die Sucherei von Informationen und verlierst den Überblick in der Zettelwirtschaft mit Post-Its und Notizbüchern nicht.
Audit dein Business
Bevor du wild Projekte im Projektmanagement-Tool deiner Wahl erstellst, solltest du dir ein paar Minuten Zeit nehmen und deine aktuelle Situation und Arbeitsweise ansehen.
Frage dich Folgendes:
- Welche Hilfsmittel (Apps, Tools, Notizbücher) nutzt du aktuell für deine Arbeit?
- Wo ist was vermerkt?
- Welche Aufgaben erledigst du in deinem Unternehmen? Wie sehen die einzelnen Schritte aus, wenn du z. B. einen Blogartikel schreibst?
- Wie sehen deine aktuellen Arbeitsabläufe aus? Was passiert, wenn du einen neuen Kunden gewonnen hast? Wie sieht deine Erfassung von Interessenten aus?
- Welche Aufgaben stressen dich am meisten? Was kostet dich viel Zeit?
- Wie sehen deine Business-Ziele für das Jahr aus? Was würdest du gerne erreichen?
Beantworte jede Frage ohne Wertung und ohne darüber groß Nachzudenken. Schnapp dir für diese Übung eine Tasse deines Lieblingsgetränks, mach es dir gemütlich und nimm dir Zeit und schreibe alles auf, was dir in Bezug auf deine Aufgaben, Projekte und Ziele einfällt. Im nächsten Schritt machen wir daraus konkrete Prozesse.
Erstelle deine ersten Prozesse
Nachdem du jetzt eine Sammlung von Aufgaben, Schritten, Arbeitsabläufen und deine Zielen hast, geht es darum Prozesse zu identifizieren.
Schau dir deine aufgeschriebene Aufgabenliste an. Gibt es darunter wiederkehrende Aufgaben? Also Aufgaben, die du jeden Monat, jede Woche oder jeden Tag machen musst? Unter wiederkehrende Aufgaben könnte zum Beispiel das Schreiben eines Newsletters oder Blogartikels, das Onboarding von Kunden oder deine monatliche Buchhaltung fallen.
Nimm dir eine dieser wiederkehrenden Aufgaben und erstelle in deinem Projektmanagement-Tool eine Aufgabe, die alle Arbeitsschritte enthält, die zur Erledigung der wiederkehrenden Aufgabe notwendig sind.
Mein Prozess für die wiederkehrende Aufgabe “Schreiben eines Blogartikels” sieht zum Beispiel so aus:
Jedesmal wenn ich einen Blogartikel schreiben möchte, nehme ich mir diese Aufgabe als Vorlage und gehe die einzelnen Schritte durch. So vergesse ich nichts Wichtiges und ich kann meinem Team einzelne Arbeitsschritte in asana zuweisen.
Wiederhole das für alle deine wiederkehrenden Aufgaben.
Bei wiederkehrenden Aufgaben, wie zum Beispiel deiner monatlichen Buchhaltung, kannst du das Fälligkeitsdatum so einstellen, dass sich die Aufgabe immer zu einem bestimmten Tag im Monat wiederholt. Auf diese Weise wirst du von deinem Projektmanagement-Tool automatisch daran erinnert, deine Buchhaltung zu erledigen und hast dann auch schon alle notwendigen Informationen und Schritte in der Aufgabe hinterlegt. So verpasst du nie wieder ein To-Do und entlastet deine Gehirnkapazität, da du nicht mehr daran denken musst, diese Aufgabe noch zu erledigen.
Tipps zur Prozess- und Aufgabenerstellung
Erstelle dir Vorlagen für wiederkehrende Projekte und Aufgaben, die du nur noch kopieren und neu ausfüllen musst. Das spart Zeit und du vergisst nie wieder einen wichtigen Schritt.
Projekte sind meistens ein größeres Vorhaben und beinhalten viele Schritte (Aufgaben). Achte bei der Erstellung von Projekten und deren Aufgaben darauf, dass du kleine spezifische und umsetzbare Aufgaben hast. Das reduziert das Gefühl der Überforderung und du kannst zeitlich die einzelnen Schritte besser planen.
Benenne deine Aufgaben klar und aktiv. Nutze Verben wie z. B. Landingpage-Text schreiben, Blogartikel schreiben oder Grafik erstellen. Eine einzelne Aufgabe sollte dabei ein klares To-Do sein und innerhalb eines Tages erledigt werden können. Weise deinen Aufgaben immer jemandem zu und hinterlege ein Fälligkeitsdatum, an dem die Aufgabe erledigt werden soll.
Nimm dir Zeit zum Planen. Es fühlt sich vielleicht kontraproduktiv an, aber Planung wird dir helfen, schneller zu wachsen. Und dafür musst du oft erstmal einen Schritt zurückgehen und deine Prozesse identifizieren und ein System aufbauen. Aber hast du das einmal gemacht, wirst du die positiven Aspekte schnell spüren. Das Gefühl der Überforderung reduziert sich und du sparst eine Menge Zeit und Nerven im Alltag, da du deine Aufgaben strategisch und effektiv erledigen kannst und nicht mehr deine Zeit mit Suchen und unwichtigen To-Dos vergeudest.
Arbeitest du mit einem Projektmanagement-Tool oder bist du noch analog mit Stift und Papier mit deinen Aufgaben unterwegs?
