5 Gründe, warum du jetzt damit starten solltest dein Business zu organisieren

5 Gruende, warum du jetzt starten solltest, dein Business zu organisieren - Olga Weiss (1)
Wenn du nicht gerade mit einem großen Team startest, bist du zu Beginn deiner Selbstständigkeit für alles selber verantwortlich. Da müssen einige Aufgaben und Projekte aufeinmal und gleichzeitig bearbeitet werden. Damit du nicht komplett überfordert und gestresst bist, brauchst du eine gute Organisation in deinem Unternehmen. In diesem Artikel lernst du 5 Gründe, warum du jetzt damit starten solltest.

Wenn man mit seiner Selbstständigkeit startet, dann dreht sich viel um das Thema Kundengewinnung, Positionierung und Marketing. In der Regel macht man sich zu Beginn keine oder nicht viele Gedanken über Prozesse oder Strukturen. Das kommt meistens erst, wenn es schon fast zu spät ist oder so dringend, dass man das Thema nicht mehr weiter aufschieben kann.

In diesem Blogartikel gebe ich dir 5 Gründe, warum du jetzt, egal wo du gerade in deinem Business stehst, endlich mit der Organisation deines Business starten und dich mit dem Thema Strukturen und Prozesse auseinandersetzen solltest.

1. Automatisiere (wiederkehrende) Aufgaben

Wenn du dir mal deinen Tages- und Wochenablauf anschaust, dann wirst du schnell feststellen, dass es einige Aufgaben gibt, die sich regelmäßig wiederholen. Sei es das Schreiben deines Blogartikels, die Instagram-Beiträge oder die monatliche Buchhaltung. Diese Aufgaben kommen in bestimmten Zeitabständen immer wieder und brauchen deine Aufmerksamkeit. Wäre es nicht fabelhaft, wenn diese Aufgaben automatisch zum gewünschten Zeitpunkt in deiner To-Do-Liste auftauchen und du nicht immer daran denken musst, sondern dich nur noch an die Erledigung machen kannst.

Wiederkehrende Aufgaben, an die wir regelmäßig denken müssen, verbrauchen unnötige Gehirnkapazitäten, die uns für kreativere Tätigkeiten fehlen. Gib deinem Gehirn also eine Pause und Raum für Kreativität, indem du wiederkehrende Aufgaben als feste To-Dos in einem Projektmanagement-Tool hinterlegst, die automatisch zum gewünschten Zeitpunkt auftauchen und dich an die Aufgabe erinnern.

Wiederkehrende Aufgaben sind auch ideal, um mit dem Thema Prozesse zu starten, da man hier die einzelnen Schritte zur Erledigung der Aufgabe bereits sehr gut kennt und diese nur noch aufschreiben und festhalten muss. Beim Festhalten der einzelnen Schritte kannst du auch den Ablauf überprüfen und ggf. optimieren. Dadurch vergisst du keinen wichtigen Schritt bei der Erledigung und stellst sicher, dass die Qualität deines Ergebnisses immer die gleiche ist. 

2. Verschwende keine kostbare Zeit mehr

Laut einer Studie von asana verbringen wir 60 % des Tages mit der Arbeit rund um die Arbeit. Das bedeutet, dass wir mehr als die Hälfte der Arbeitszeit mit Suchen nach Informationen in E-Mails, Rücksprachen mit Kunden oder Teammitgliedern oder ähnlichem verbringen, bevor wir tatsächlich mit dem Erledigen der Aufgabe starten.

Ich bin mir sicher, dass du deine Zeit besser nutzen kannst, als sie mit dem Suchen nach Informationen, E-Mails und Dateien zu verbringen. 

Durch die Organisation deines Business schaffst du dir nicht nur Klarheit über Abläufe, einzelne Schritte und deine Systeme, sondern auch über deine Dateien. 

Du hast sicherlich Dateien auf deinem Rechner gespeichert, die Datei-1, Datei-final, Datei-final-final heißen, oder? 

Ich war da nicht anders. Mein Download-Ordner war jahrelang zugemüllt mit Dateien und in meinen Ordnern waren unterschiedliche Versionen eines Dokuments enthalten. Aber es gibt kein besseres Gefühl, als wenn man weiß, wo Dateien sind, und mittlerweile habe ich ein System für die letzte aktualisierte Version einer Datei. 

Es kostet zwar Zeit, sein eigenes Unternehmen zu organisieren, aber auf lange Sicht wirst du so viel Zeit sparen, dass sich der Aufwand definitiv gelohnt haben wird.

3. Du wirst noch beschäftigter werden

Auf einer Skala von 1–10 (10 der höchste Wert): Wie überfordert fühlst du dich gerade mit deinen ganzen Aufgaben und der Anzahl an Aufgaben? 

Wenn deine Zahl bereits hoch ist, dann stell dir vor, wie du dich fühlen wirst, wenn du noch mehr Kunden und Sichtbarkeit hast. Die Aufgaben in deinem Unternehmen werden mit der Zeit nicht weniger, sondern eher mehr oder komplexer. Irgendwann wirst du dir Unterstützung wie z. B. durch Virtuelle Assistenten holen. Spätestens dann brauchst du Strukturen und Prozesse, um mit deinem Team reibungslos zusammenarbeiten zu können. 

Es ist daher nie zu früh, sich der Organisation des eigenen Unternehmens zu widmen und Strukturen und Prozesse zu etablieren, die einem ermöglichen zu wachsen und mit einem Team zusammenzuarbeiten, ohne böse Überraschungen oder einem Qualitätsverlust der Ergebnisse. 

4. Ohne Organisation im Business kannst du schlecht auslagern und wachsen

Und da wir gerade beim Thema sind. Es ist super schwer Dinge auszulagern, wenn dein Unternehmen unorganisiert ist und du nicht genau weißt, welche Aufgaben du an Dritte übergeben kannst und welche nicht.

Organisation und Strukturen schaffen Klarheit und Wissen über Prozesse. Dadurch können Aufgaben identifiziert werden, die nicht zwingend von dir erledigt werden müssen. Deine Unterstützung sollte nicht nur klare Anweisungen und Aufgaben erhalten, sondern auch Zugang zu benötigten Informationen und Dateien haben, ohne dass sie dich ständig per E-Mail um die benötigten Informationen bitten muss. 

Klare Strukturen und Prozesse, die vorab von dir definiert wurden, helfen deinen zukünftigen Mitarbeitern sich in deinem Unternehmen zurechtzufinden und eigenständig zu arbeiten. Dadurch vermeidest du Frustration und Enttäuschung auf beiden Seiten. 

5. Behalte deine Ziele im Blick

Bei der Organisation des eigenen Business geht es nicht nur um funktionierende Prozesse und dokumentierte Arbeitsabläufe oder Strukturen, die einem helfen, Dateien und Informationen leichter wiederzufinden, sondern hauptsächlich darum, dass du Zeit gewinnst, um dich auf die Aufgaben und Projekte zu fokussieren, die dich und dein Unternehmen voranbringen. Es ist so einfach, sich in den täglichen Aufgaben zu “verlieren”, weil es einfach so viel zu tun gibt. Und während wir täglich super beschäftigt sind, arbeiten wir oft an den falschen Dingen und wundern uns, warum wir nicht wachsen und unsere Ziele nicht erreichen. 

Durch die Organisation deines Business schaffst du dir Zeit und Freiräume, die du nutzen kannst, um dich auf dein Wachstum und die Verwirklichung deiner Ziele und Träume zu konzentrieren. Auch wenn du jetzt denkst “Äh, so weit bin ich noch gar nicht in meiner Selbstständigkeit” – dann möchte ich dir eins ans Herz legen: fange lieber früher als später an, denn eines Tages wirst du so weit sein! 

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