Digitales Ausmisten – Schaffe Ordnung in deinem digitalen Office

Digitales Ausmisten - Schaffe Ordnung in deinem digitalen Office - Olga Weiss
Kennst du das befriedigende Gefühl nach dem Ausmisten? Wenn der ganze alte Krempel auf dem Müll gelandet ist? Ordnung und Ausmisten sind nicht nur in unseren eigenen vier Wänden wichtig, sondern auch in unserem Business und unserem digitalen Leben. Nutze diese vier Ausmist-Tipps für deinen persönlichen Neustart zu Beginn des Jahres.

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4 Bereiche in deinem Business, die regelmäßig ausgemistet werden sollten

Der Beginn eines Jahres ist für viele ein Neustart. Man ist voller Tatendrang und guter Vorsätze. Der Tatendrang meines Bekanntenkreises ist aktuell vor allem beim Ausmisten zu beobachten (aber vielleicht liegt es einfach auch an der vielen Zeit, die wir aktuell in unseren eigenen vier Wänden verbringen). Wenn du schon mal so richtig gründlich ausgemistet hast, dann kennst du dieses befriedigende Gefühl, wenn der ganze alte Krempel auf dem Müll gelandet ist. Ordnung und Ausmisten sind nicht nur in unseren eigenen vier Wänden wichtig, sondern auch in unserem Business und unserem digitalen Leben. In diesem Artikel gebe ich dir Tipps und Gründe zum digitalen Ausmisten für vier wichtige Bereiche in deinem Business an die Hand. Ordnung schaffen macht nicht nur glücklich, sondern kann auch Geld sparen 🙂

Ausmist-Tipp 1 – Deine Dateien

Hier mal etwas heruntergeladen, dort mal schnell etwas auf dem Desktop abgespeichert. Und bevor man sich versieht, hat man seinen Laptop zugemüllt und wichtige Dokumente an unterschiedlichen Orten gespeichert. Wenn man dann etwas sucht, kostet das viel Zeit und verursacht Stress. 

Chaos in den Ordnerstrukturen und unklare Dateinamen, wie Grafik_neu, Grafik_neu-2 oder Grafik_final, sind nicht nur häufig auf Rechnern zu finden, sondern verlangsamen auch unsere Produktivität. 

Daher solltest du regelmäßig deine Dateien und Speicherorte bereinigen. Das spart nicht nur Kapazitäten und Ressourcen auf deinem Laptop, sondern auch Zeit bei der Suche und jede Menge Nerven.

Lege dir eine durchdachte Ordnerstruktur an

Beginne mit einer gut durchdachten Ordnerstruktur! Sie ist das A und O deiner Struktur und Produktivität. Wenn du weißt, wohin du in Zukunft deine Dateien abspeichern sollst, wirst du auch nicht mehr so schnell Dateien auf deinem Desktop ansammeln. 

Überlege dir auch, ob du deine Dateien lokal auf dem Rechner oder in einer Cloud-Lösung wie Google Drive, OneDrive, etc. (Bitte beachte hier die DSGVO) speichern möchtest. 

Ich habe meine Ordnerstruktur nach folgenden Unternehmensbereichen gegliedert:

  • Executive,
  • Operations, 
  • Sales & Marketing 
  • Produkte & Services sowie 
  • Privat 

Unter diesen Hauptbereichen befinden sich Unterordner und die entsprechenden Dateien. 

In Executive speichere ich zum Beispiel Dokumente und Dateien rund um mein Unternehmen ab. Hierzu gehören Rechnungen, Aufträge, Steuerunterlagen und Ähnliches.

Im Ordner Operations befinden sich Dokumente, die direkt mit der Erhaltung und dem am Laufen bleiben meines Business zu tun haben. Hier habe ich zum Beispiel meine Bild-Dateien von mir gespeichert, die ich für meine Social Media Präsenz nutze, Icon-Grafiken für meinen Webauftritt, Branding-Unterlagen oder Texte für meine Website.

Wie der Name Sales & Marketing schon sagt, speichere ich hier Dateien und Unterlagen ab, die direkt mit meinem Marketing zu tun haben wie z. B. Facebook-Anzeigen oder finale Grafiken und Texte zu Salespages. 

Unter Grafiken speichere ich nur Formate ab, die ich für eine Landingpage erstellt habe. Grafiken für Social Media speichere ich nicht ab, da ich sie mit Canva erstellt habe und somit direkt im Tool darauf zugreifen kann. 

Im Ordner Produkte und Services befindet sich für jeden Kunden ein eigener Ordner. Hier werden Aufzeichnungen, Verträge und Dateien abgespeichert, die direkt mit dem Kunden zu tun haben und die ich aufheben möchte.

Im letzten Ordner Privat speichere ich Dinge ab, die mir privat wichtig sind. 

Sortiere deine Dateien und Ordner in deine neue Ordnerstruktur

Nachdem deine Ordnerstruktur steht, solltest du deine bisherigen Ordner und Dateien in die neue Ordnerstruktur sortieren und dich in Zukunft beim Abspeichern von Dateien daran halten. 

Miste an diesem Punkt auch direkt aus! Öffne jeden Ordner und jede Datei und hinterfrage, ob du sie wirklich noch brauchst oder ob du sie löschen kannst. Wenn du die Datei behältst, dann achte darauf, dass sie einheitlich und wiedererkennbar benannt ist. 

In diesem Schritt solltest du auch deinen Desktop und deinen Download-Ordner aufräumen und bereinigen. An beiden Orten speichern wir nur allzu gerne Dateien ab, die unseren Rechner und uns nur zumüllen. 

Vermeide Datenmüll

Um Berge von Datenmüll zu vermeiden, solltest du dir einen wiederkehrenden Termin in deinem Kalender eintragen, an dem du deinen Desktop und Download-Ordner entmüllst und Dateien löschst. Vor allem im Download-Ordner landen schnell viele Dateien, die man eigentlich gar nicht braucht. 

Vergiss nicht deinen Papierkorb nach dem Sortieren und Ausmisten deiner Dateien zu leeren.

Freebie Basic Tools-Olga Weiss Technik-Expertin

Ausmist-Tipp 2 – Dein Smartphone 

Unser Smartphone ist schon lange kein reines Telefon mehr! Das kleine Ding ist so komplex wie jeder Laptop und Computer und sollte daher auch regelmäßig gepflegt werden. Dazu gehört auch digitales Ausmisten.

Apps ausmisten

Mit unserem Smartphone verhält es sich ähnlich wie mit unserem Rechner. Hier sammeln sich schnell Dateien und Programme an, die wir mal zum Testen heruntergeladen haben, aber dann doch nicht mehr benutzen. Meistens haben wir mehr Apps auf dem Handy als wir nutzen können. Unnötige Apps belegen nicht nur Speicherplatz, sondern können auch dein Handy verlangsamen. 

Welche App wie viel Speicherplatz belegt, kannst du so herausfinden:

  • Unter Android rufst du Einstellungen > Speicher > Apps auf.
  • Auf dem iPhone findest du die Info unter Einstellungen > Allgemein > iPhoneSpeicher. Blättere dort etwas nach unten.

Die Übersicht zeigt dir auch an, wann du das letzte Mal eine App benutzt hast. Lösche alle Apps, die du seit einigen Monaten nicht mehr nutzt.

Dateien und Cache löschen

Auch beim Smartphone solltest du Datenmüll vermeiden und regelmäßig deine gespeicherten Dateien, wie PDFs, Notizen oder Fotos, die du per Whatspp und E-Mail bekommen hast, anschauen und Unnötiges löschen. Speichere zuvor alles, was du noch brauchst auf dem Computer oder in der Cloud.

In diesem Zuge kannst du auch den Cache leeren. In der Regel wird man von Android und iOS regelmäßig dazu aufgefordert, aber es schadet nie, zwischendurch mal etwas Platz zu schaffen. 

Bei einem Android-Smartphone löschst du den Cache in der entsprechenden App. Navigiere dazu auf Einstellungen > Apps und wähle dann einzeln die Apps auf, um deren Cache zu leeren. 

Bei iOS musst du den Cache in deiner Browser-App löschen. Für den Safari-Browser gehst du dafür zu den Einstellungen > Safari > Verlauf und Websitendaten löschen.

Safari Cache löschen am Smartphone - Schritt 1
Safari Cache löschen am Smartphone - Schritt 2

Für die Löschung des Caches im Chrome-Browser öffnest du diesen und klickst auf die drei Punkte unten. Wähle hier Verlauf und dann Browserdaten löschen aus.

Digitiales Ausmisten im Browser 
- Chrome Cache löschen am Smartphone

Vergiss nicht, dir deine Nachrichten und Messenger-Verläufe anzuschauen. Hier finden sich sicherlich veraltete Gruppen-Chats und Nachrichten, die du löschen kannst.

Ausmist-Tipp 3 – Deine Tools

Mindestens einmal im Jahr solltest du dich deinen Tools widmen, die du in deinem Online-Business nutzt oder auch nicht mehr nutzt. Im Laufe eines Jahres sammeln sich in den unterschiedlichsten Tools, wie unserem Projektmanagement-Tool, ebenfalls eine Menge Informationen an, die wir unter die Lupe nehmen sollten. 

Auch die genutzten Tools selber sollten regelmäßig auf den Prüfstand gestellt werden.

Tools bewerten 

Notiere dir zuerst alle Tools, die du regelmäßig und unregelmäßig nutzt. Schaue dir dazu gerne auch einmal deine Kontoauszüge an, um zu ermitteln, welche Zahlungen an welche Tools herausgehen. 

Gibt es Zahlungen für Tools, die du gar nicht mehr im Einsatz hast? Kündige sofort das Abonnement für dieses Tool und lösche ggf. dein Konto dafür. 

Betrachte dir im nächsten Schritt deine Tools, die du regelmäßig nutzt und frage dich, ob dir das Tool im Alltag wirklich eine große Hilfe ist und dich in deinem Business effektiv unterstützt oder ob du es eher aus Gewohnheit und der Scheu vor einem Wechsel nutzt. 

Frage dich auch beim Bewerten deiner Tools, ob das Tool weiterhin deinen Bedürfnissen entspricht oder ob du aus den Möglichkeiten und Funktionen, die das Tool dir bietet, “herausgewachsen” bist. 

In beiden Fällen solltest du dir eine Alternative zum jetzigen Tool suchen und die Wechselkosten in Kauf nehmen. Ein Tool, das dich im Business-Alltag nicht unterstützt und deine Arbeit einfacher und angenehmer macht, wird dich auf lange Sicht sehr viele Nerven kosten und du wirst es irgendwann gar nicht mehr nutzen wollen. Tools sind immer nur ein Hilfsmittel und sollten uns in unserem Vorhaben unterstützen und nicht hindern. 

Verwendest du ein Tool, das deinen Bedürfnissen nicht mehr entspricht, wird es dich beim Wachsen in deinem Business hindern und du sabotierst dich selber.

Aktualisiere deinen Zahlungsplan 

Findest du bei deiner Bewertung deiner Tools monatliche Zahlungen für ein Tool, von dem du absolut begeistert bist und es gerne nutzt, da es dir deine alltägliche Arbeit erleichtert, dann solltest du jetzt deinen Plan von der monatlichen auf die jährliche Zahlung umstellen.  

Die meisten Tools bieten eine befristete Testphase an und danach muss ein kostenpflichtiger Plan erworben werden. Oft ist man jedoch nach einer kurzen Testphase noch nicht zu 100% überzeugt, ob man nun das Tool wirklich langfristig nutzen möchte oder nicht, und wählt daher die monatliche Zahlungsweise. 

Stellt sich aber nach längerer Nutzung heraus, dass du auf dieses Tool nicht verzichten kannst, dann wechsel deinen Zahlungsplan und spare monatlich Geld. Eine jährliche Zahlungsweise ist wesentlich günstiger als die monatliche. 

Zahlungslan überprüfen
Zahlungsplan aktualisieren

Miste die Inhalte in deinen Tools aus

Je nachdem welches Tool du nutzt, sammeln sich auch hier Dateien und Projekte an, die regelmäßig auf Aktualität überprüft werden sollten, wenn du das nicht eh schon machst. 

Ich aktualisiere zum Beispiel den Status meiner wichtigsten Projekte jeden Freitag. Aber auch durch diese Regelmäßigkeit werden Projekte angelegt, die aus verschiedenen Gründen nicht mehr weiterverfolgt werden und dann noch offen herumliegen. Auch innerhalb von langen laufenden Projekten kann es mal vorkommen, dass nicht immer alle Daten aktualisiert werden oder dass mal ein Team-Mitglied ausscheidet. 

Gehe daher einmal durch deine unterschiedlichen Tools und die enthaltenen Dateien und Projekte und miste hier alles aus, was du nicht mehr brauchst oder nicht mehr relevant ist. 

Überprüfe auch die Zugangsberechtigungen zu deinen Tools und aktualisiere diese.

Ausmist-Tipp 4 – Dein Posteingang

Wirf einen Blick in deinen Posteingang und räume auch diesen mal richtig auf, wenn du nicht zu den Inbox-Zero-Typen gehörst. Beginne mit dem Löschen deines Papierkorbs. Die enthaltenen E-Mails hast du ja bereits als unwichtig und als löschenswert bewertet und daher können sie auch endgültig weg.

Sortiere jetzt E-Mails, die zur Kundenkommunikation gehören, in entsprechende Ordner ein. Hier kannst du entweder für jeden deiner Kunden einen eigenen Ordner anlegen oder du übernimmst die Struktur deiner Ordner auch für deinen Posteingang. 

Als Nächstes solltest du deine abonnierten Newsletter genauer anschauen und dich von denen abmelden, die du in den letzten Wochen aus Zeitmangel sofort gelöscht hast. Behalte nur noch die Newsletter, die du auch wirklich gerne liest und regelmäßig öffnest. 

Erhältst du von deinen genutzten Tools Benachrichtigungen? Dann schaue dir an, welche Benachrichtigungen wirklich wichtig sind und auf welche du verzichten kannst. Gehe in das entsprechende Tool und passe deine Benachrichtigungseinstellungen an.

Mein Tipp: Setze dir feste Zeiten am Tag, an denen du deine E-Mails bearbeitest. Das könnte zum Beispiel 30 Minuten am Vormittag und dann wieder Nachmittag sein. Bearbeite nur in dieser Zeit deine E-Mails und schließe anschließend deinen Posteingang. 

Digitales Ausmisten und Ordnung schaffen ist nicht nur in unserem Privatleben wichtig. Auch das Business und alle Bereiche darin sollten regelmäßig betrachtet, bewertet und ausgemistet werden. Und genau wie im privaten Bereich fühlt es sich sehr befreiend und befriedigend an, wenn man sich von Alt-Lasten und Unordnung getrennt hat. 

Hast du mal in deinem Business aufgeräumt und digital ausgemistet? Was hat dich bisher davon abgehalten? Kommentiere gerne deine Gedanken zum Thema digitales Ausmisten und Business.

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