E-Mail-Typen im E-Mail-Marketing: Kampagnen vs. Automationen

Kampagnen vs. Automationen - E-Mail-Arten erklärt
Kampagne, Automation, Workflow oder doch Autoresponder? Wenn du mit deinem Newsletter startes, sind die Begrifflichkeiten und Arten der E-Mails oft verwirrend. Dieser Blogartikel erklärt dir die wichtigsten E-Mail-Arten und wie du sie richtig einsetzt.

Du willst endlich mit deinem Newsletter starten und dein erstes Freebie an den Start bringen. Doch beim Blick in dein Newsletter-Tool kommen dir riesengroße Fragezeichen, wie denn das Freebie nun an deine Interessenten ausgeliefert wird? 

Wenn man sich das erste Mal mit dem Thema E-Mail-Marketing und Newsletter beschäftigt, dann ist man mit Begriffen wie Newsletter, Automationen oder Workflow oft überfordert. Was ist der Unterschied? Und wann nehme ich was? Diesen Fragen gehe ich mal auf den Grund und zeige dir, welche E-Mail-Typen es im E-Mail-Marketing gibt und wie du diese nutzt.

E-Mail ist nicht gleich E-Mail – E-Mail Typen im E-Mail-Marketing

E-Mail ist nämlich nicht gleich E-Mail. Und E-Mail-Marketing ist viel mehr als nur das Verschicken eines Newsletters. 

Auch wenn alle E-Mail-Arten aus deinem Newsletter-Tool heraus verschickt werden, kann man im Grunde drei Haupttypen unterscheiden.

Das sind die drei Haupttypen:

  1. Newsletter
  2. Automations-Mails
  3. Transaktions-Mails

Diese Typen haben unterschiedliche Aufgaben in deinem E-Mail-Marketing und verfolgen auch unterschiedliche Ziele. 

In den nächsten Abschnitten schauen wir uns die drei Typen genauer an.

Newsletter und Kampagnen-Mails – Typ I 

Der Newsletter ist wohl der bekannteste Mailing-Typ der drei E-Mail-Arten. Jeder hat schon mal einen Newsletter abonniert oder davon gehört. In einigen Newsletter-Tools werden diese Art von E-Mails auch Kampagnen-Mails genannt.

Per Definition ist ein Newsletter ein Rundbrief in elektronischer Form. Er wird vom Versender an eine Verteilerliste verschickt. Es wird also eine identische E-Mail an viele Menschen gleichzeitig verschickt. Der Versand wird manuell vom Versender angestoßen. Ein Newsletter kann zwar eingeplant werden, um an einem bestimmten Datum und zu einer bestimmten Uhrzeit verschickt zu werden, jedoch ist die Erstellung sowie der Versand immer manuell ausgelöst.

Die Inhalte eines Newsletters reichen von Werbung, Angeboten bis hin zu Mehrwert wie Tipps und Hacks, aber auch einfache Informationen wie Termin-Übersichten finden hier ihren Platz. Es gibt keine Regeln, was du in deinem Newsletter schreiben sollst und wie du ihn gestaltest. Das ist komplett dir überlassen.

Der Empfänger eines Newsletters hat sich vorab über ein Anmeldeformular für diesen angemeldet und seine Anmeldung über eine Bestätigungsnachricht bestätigt. Diesen Prozess nennt man das Double-Opt-in-Verfahren und ist in Deutschland Pflicht. 

Da der Newsletter das bekannteste E-Mail-Format ist, wird er oft gleichgesetzt mit E-Mail-Marketing. Er ist jedoch nur ein kleiner, aber relevanter Teil davon. Zum E-Mail-Marketing gehört noch viel mehr – unter anderem auch die automatisierten E-Mails, die ich dir gleich im nächsten Abschnitt näher bringe.

Automationen oder Workflows – Typ II 

Anders als bei einem Newsletter werden automatisierte E-Mails durch einen Auslöser, einen sogenannten Trigger, automatisch vom Newsletter-Tool versendet. 

Ein Auslöser kann z. B. die Anmeldung zu einem Newsletter sein, eine Öffnung oder ein Klick oder eine bestimmte Zeitspanne nach Anmeldung. Trifft der Auslöser zu, wird eine E-Mail, die du vorab vorbereitet hast, versendet. 

Der Versand von automatisierten E-Mails wird in einer Marketing Automation, oder auch Workflow genannt, hinterlegt. Hier definierst du immer zuerst den Auslöser und dann die Abfolge deiner E-Mails. Die E-Mails erstellst und hinterlegst du einmalig in deinem Newsletter-Tool und ordnest sie dann nur noch der entsprechenden Marketing Automation zu. 

Der Klassiker unter den automatisierten E-Mails und Automationen ist die Willkommens-Mail bzw. -Sequenz. Sobald sich eine Person zu deinem Newsletter oder kostenlosen Angebot angemeldet hat, wird nach erfolgreicher Eintragung in deine E-Mail-Liste eine Reihe von E-Mails an diesen Kontakt versendet. 

Ein weiteres Beispiel für automatisierte E-Mails sind Geburtstagsgrüße, die automatisch am Geburtstag des Kontakts versendet werden. Voraussetzung dafür ist, dass du den Geburtstag deiner Kontakte in deinem Newsletter-Tool pflegst. 

Bei den automatisierten E-Mails wird in einigen Tools zwischen einem Autoresponder und einer Automation oder Workflow unterschieden. Beides sind E-Mails, die automatisch vom System verschickt werden, sie unterscheiden sich jedoch im Trigger. 

Der Autoresponder ist eine E-Mail, die aufgrund eines zeitbasierten Triggers, wie X Tage nach Anmeldung, verschickt wird. 

Bei der Automations-E-Mail kann der Auslöser des Versands sowohl ein zeitbasierter als auch ein aktionsbasierter Trigger, also eine Handlung wie z.B. die Öffnung eines Newsletters, sein. 

Im nächsten Abschnitt schauen wir uns eine Besonderheit der automatisch versendeten E-Mails an – nämlich die Transaktions-Mails.

Transaktions-Mails – Typ III

Wie der Name schon sagt, handelt es sich hier um eine E-Mail, die durch eine Aktion eines Besuchers oder Benutzers ausgelöst wird. Das kann zum Beispiel eine Bestellung in einem Online-Shop sein, Buchungsbestätigungen, Anmeldebestätigungen, Passwortanforderungen oder ähnliches. 

Transaktions-Mails werden automatisch vom System verschickt und werden daher auch gerne System-Mails genannt. 

Anders als bei den anderen zwei erwähnten E-Mail-Arten, werden Transaktions-Mails von den Nutzern erwartet. Die E-Mail sollte daher zeitnah, also am besten sofort, im Posteingang des Nutzers landen, da man auf die Informationen wartet und sie braucht.

Transaktions-Mails sind keine Marketing-Mails. Ihr einziger Zweck ist es, dem jeweiligen Kunden eine bestimmte Information zu übermitteln.

Aus Marketingsicht sind Transaktions-Mails zwar nicht sehr relevant, aber sie sollten auch nicht vernachlässigt werden, wenn du Zahlungen über einen eigenen Online-Shop anbietest oder eine eigene Kursplattform aufbaust. Für den Nutzer haben sie eine enorm hohe Relevanz und wenn eine erwartete Transaktions-Mail nicht schnell genug oder gar nicht ankommt, führt das unweigerlich zur Unzufriedenheit beim Nutzer. 

Die meisten Newsletter-Tools bieten auch den Versand von Transaktions-Mails an, die über einen gesonderten Server laufen. 

Freebie Basic Tools-Olga Weiss Technik-Expertin

Wann brauche ich welchen E-Mail-Typ?

Nachdem du jetzt einen Überblick über die drei E-Mail-Typen im E-Mail-Marketing erhalten hast, fragst du dich sicherlich, wann du welche E-Mail Art eigentlich einsetzten sollst und ob du alle drei Arten wirklich brauchst.

Im Grunde wirst du alle drei Arten früher oder später benötigen. Den Newsletter und die automatisierten E-Mails jedoch von Beginn an. Und beide hängen miteinander zusammen.

Hier ein Beispiel:

Nehmen wir an, du hast ein Newsletter-Anmeldeformular auf deiner Website. Sobald sich jemand für deinen Newsletter anmeldet, solltest du ihn begrüßen. Diese Begrüßung erfolgt über eine automatisch versendete E-Mail. Damit du dich deinem neuen Kontakt gleich besser vorstellen und ihm einige Tipps an die Hand geben kannst, folgen nach der ersten Begrüßungs-Mail jeweils in einem Abstand von einem Tag weitere E-Mails. All diese E-Mails werden automatisiert verschickt. 

Die Inhalte und Abfolge der E-Mails hast du dir vorab überlegt und erstellt. 

Da du schon einige Kontakte in deiner Newsletter-Liste hast, möchtest du sie regelmäßig über deine neuesten Blogartikel und Angebote informieren. Das passiert über das Format Newsletter. Den Inhalt für deinen neuesten Newsletter erstellst du immer wieder aufs Neue. Der Newsletter ist eine super Gelegenheit, regelmäßig mit deinen Lesern in Kontakt zu treten, um das Vertrauen und die Bindung zu dir zu vertiefen. Du solltest ihn daher regelmäßig, also mindestens 2 mal im Monat versenden. 

Die Transaktions-Mails kommen erst ins Spiel, wenn du ein Angebot oder ein Produkt online über einen eigenen Shop oder einen Zahlungsanbieter verkaufst. Bei Letzterem können die Transaktions-Mails oft direkt in dem Tool angelegt und auch darüber versendet werden.

Fazit: Klarheit bei den E-Mail-Typen 

Du hast nun die drei E-Mail-Typen im E-Mail-Marketing kennengelernt und wirst auch alle früher oder später nutzen. Das Wissen und Verständnis über die Funktionsweise der E-Mail-Arten hilft dir hoffentlich in Zukunft bei deinen E-Mail-Marketing-Aktivitäten. 

Mich würde interessieren, ob du die E-Mail-Typen bereits kanntest und dir die Unterscheidung klar war. Verrate es mir gerne in den Kommentaren.


Du willst mehr über E-Mail-Marketing lernen? Kein Problem!

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