Online Terminbuchung mit TuCalendi – dsgvo-konform & automatisiert

Online Terminbuchungen mit TuCalendi
Die einfachste Art mehr Automation in dein Business zu bekommen. Ein Online-Terminbuchungs-Tool. Einmal eingerichtet, können sich deine Kunden jederzeit einen Termin bei dir buchen - ganz automatisiert.

Nichts ist so zeitraubend wie die Terminvereinbarung und -findung mit Kunden und Interessenten. Mit einem Online-Terminbuchungs-Tool ersparst du dir das Hin und Her und bietest einen schnellen und bequemen Weg, um mit dir in Kontakt zu treten.

Warum überhaupt ein Online Terminbuchungs-Tool

Neben dem oben genannten Vorteil der Zeitersparnis bei der Terminfindung hat ein Online-Terminbuchungs-Tool wie TuCalendi weitere Vorteile. 

Mit einem Terminbuchungs-Tool auf deiner Website können sich deine Kunden selbstständig und jederzeit einen Termin bei dir buchen und sehen gleich deine Verfügbarkeit. Damit gibst du deinen Kunden das Gefühl, frei und selbstbestimmt entscheiden zu können.

Zudem fällt es den meisten einfacher, einen Termin direkt zu buchen, als dich erst mit einer E-Mail zu kontaktieren und dann auf deine Reaktion zu warten. Oder hängst du gerne in einer Warteschleife, um den nächsten Arzt-Termin zu vereinbaren? Ist es nicht viel bequemer, einen Termin online zu buchen?

Ich selber schiebe solche Telefonate Wochen vor mir her und wenn ich daran denke, dann lande ich meistens beim Anrufbeantworter, weil die Praxis gerade geschlossen hat. Ärgerlich! 

Ein weiterer Vorteil ist, dass du mit einem Terminbuchungs-Tool auch bereits wichtige Informationen für euer Gespräch abfragen kannst und so bestens vorbereitet bist. Follow-up-Mails reduzieren sich dadurch drastisch. 

 

TuCalendi Event eingebunden in meiner WordPress Website
TuCalendi Event eingebunden auf meiner WordPress Website

Ich selbst nutze von Beginn meiner Selbstständigkeit an ein Online-Terminbuchungs-Tool und möchte darauf nicht mehr verzichten. 

Im nächsten Abschnitt stelle ich dir mein Lieblings-Terminplanungstool vor.

Das Terminbuchungssystem TuCalendi vorgestellt

TuCalendi ist ein webbasiertes Online-Terminbuchungs-Tool, das sehr einfach zu bedienen ist und viele individuelle Einstellungen hat. 

Das Tool ist relativ neu auf dem Markt und ist in 4 Sprachen verfügbar. Die Benutzeroberfläche des Terminbuchungs-Tools kann zwar auf Deutsch eingestellt werden, jedoch findet man aktuell sehr wenig deutschsprachige Hilfeartikel. 

Das kann für den ein oder anderen ein Hindernis sein. Ich bin aber davon überzeugt, dass sich das mit der Zeit ändern wird.

Kalender und Events

Um eine Terminbuchung online für deine Kunden und Interessenten ermöglichen zu können, musst du einen Kalender in TuCalendi anlegen. 

Innerhalb des Kalenders kannst du nun unterschiedliche Events erstellen. Das Event ist der Anlass für die Terminbuchung. Wie z. B. deine Strategie-Gespräche oder Anfragen für Podcast-Interviews. Kunden können Termine über die Events buchen. Jedes Event hat eine eigene URL.

 

TuCalendi Kalender und Events
Überblick der Kalender und Events in deinem TuCalendi-Account

 

Ein Kalender kann unzählige Events enthalten. Und für jedes Event kannst du eigene Verfügbarkeiten hinterlegen und die Darstellung des Events auf der Buchungsseite individualisieren. 

Die Individualisierungsmöglichkeiten bei TuCalendi finde ich persönlich wirklich toll. Du kannst nicht nur die Farbe und das Event-Bild nach deinem Look und Feel deiner Brand gestalten, sondern auch je nach Event-Typ eigene Bestätigungs- und Erinnerungs-Mails versenden. 

 

 

Ein Kalender kann mehrer Events enthalten bei TuCalendi
Ein Kalender kann mehrere Events enthalten

Alle Termine auf einen Blick

Deine gebuchten Termine kannst du mit Hilfe bestehender Kalender-Integrationen zu Google Kalender, Outlook oder Apple Kalender in deinen gewünschten Kalender automatisch eintragen lassen. 

Du siehst aber auch in deinem TuCalendi-Konto unter dem Menüpunkt “Gebuchte Events” alle Events in der Übersicht und kannst deine Termine von hier aus ebenfalls verwalten, stornieren oder umplanen.

 

Übersicht deiner gebuchten Termine
Übersicht deiner gebuchten Termine

Ist TuCalendi dsgvo-konform?

Der Unternehmenssitz ist in Spanien und hat seine Server daher auch in Europa. Die Speicherung von personenbezogenen Daten erfolgt nach dem spanischen und europäischen Datenschutzgesetz. 

Daten werden zum Zwecke der Kontaktaufnahme solange gespeichert, wie es für die Kommunikation, Kundenkontakt und Projektplanung erforderlich ist. Sobald die personenbezogenen Daten nicht mehr benötigt werden, werden diese sofort gelöscht. (Aus der Datenschutzerklärung von TuCalendi)

In deinem TuCalendi Account hast du die Möglichkeit, einen Auftragsverarbeitungsvertrag abzuschließen. Achte darauf, dass du in deiner eigenen Datenschutzerklärung die Verwendung deines Online-Terminbuchungs-Tools hinterlegst. 

Funktionen und Preise

TuCalendi bietet zwei Pläne an. Es hat einen kostenlosen Basic-Plan, bei dem du mit einem User und einem Kalender sowie limitierten Funktionen starten kannst. Der Basic-Plan bietet zwar nur einen Kalender, aber dafür gibt es keine Limitierung in den Events. 

Der Pro-Plan ist bereits für 8 Euro im Monat bei monatlicher Zahlung zu haben und bietet dir den gesamten Funktionsumfang sowie insgesamt 6 Kalender und eine unbegrenzte Anzahl an Events pro Kalender. 

Du kannst auch die jährliche oder sogar 3-jährliche Zahlungsweise wählen und sparst dabei noch ordentlich. 

 

TuCalendi Preisübersicht
TuCalendi Preisübersicht

Funktionen von TuCalendi

Das Terminbuchungs-Tool hat viele coole Funktionen und Integrationen. Diese sind jedoch im Basic-Plan sehr eingeschränkt. 

So kannst du z.B. im Basic-Plan nur die Google Kalender-Integration nutzen. Für Integration eines anderen Kalenders oder die Zoom-Integration benötigst du den Pro-Plan. 

Der Basic-Plan bietet dir aber alle wichtigen Funktionen, damit du Online-Terminbuchungen erstellen, verwalten und auf deiner Website teilen kannst. 

Die Pro-Version bietet dir einfach noch mehr Personalisierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten. Hier kannst du zum Beispiel Umfragen, Gutscheine oder kostenpflichtige Termin-Events erstellen und Zahlungen empfangen über Stripe und Paypal.

Besonders spannend finde ich die Umfrage-Funktion in der Pro-Version. Hierbei handelt es sich nicht einfach nur um Fragen und eine Art Kontaktformular, sondern um eine Funktion, mit der du mehrschrittige Umfragen erstellen kannst. Du kannst je nach Antwort extra Zeit zu deinem Termin hinzufügen oder einen anderen User, wie z.B. dein Team-Mitglied zuweisen.

 

Umfrage-Funktionen in TuCalendi
Umfrage-Funktionen in TuCalendi

Einrichten und Einbinden auf der eigenen Website

Die Einrichtung von TuCalendi ist zwar einfach, aber durch die verschiedenen Personalisierungsmöglichkeiten aufwendiger als bei anderen Tools. 

Im Kalender kannst du den Kalendernamen und die URL hinterlegen. Du kannst hier auch die Farben und die Gestaltung des Event-Widgets anpassen sowie ein Bild für den Kalender auswählen. 

Im Event selbst hinterlegst du den Namen des Events, wählst die Event-Art (Einzel-Meeting oder Gruppen-Meeting), die Farbe und die Event-Beschreibung. Deine Verfügbarkeit und die Integration zu anderen Tools wie deinem Kalender hinterlegst du ebenfalls auf dieser Ebene. 

TuCalendi führt dich logisch durch jeden Punkt der Einrichtung und gibt dir nach erfolgreicher Einrichtung direkt deinen Event-Link, den du teilen kannst. 

Per Default sind die Texte für die Bestätigungs- und Erinnerungs-Mails bereits in TuCalendi und deinen neu angelegten Events hinterlegt. Diese sind jedoch auf Englisch und sollten von dir im Menüpunkt “Bestätigungsvorlagen”, “Erinnerungsvorlagen” und “Stornierungsvorlagen” angepasst werden.

Wenn du den Pro-Plan hast, kannst du hier unterschiedliche Mailing-Vorlagen anlegen und im Event auswählen. 

 

Einbindung auf deiner WordPress Website

Nachdem du dein Event erstellt hast, kannst du das Event über einen Code-Schnipsel auf deiner eigenen Website einbinden. 

Dafür klickst du beim Event deiner Wahl auf Integration und wählst Inline aus. Du erhältst einen Code-Schnipsel, denn du jetzt nur noch an der gewünschten Position auf deiner Website hinterlegen musst. 

 

 

Alternativ kannst du dir auch einen Button erstellen. Mit Klick auf den Button öffnet sich dein Event als Pop-up. 

Wenn du dein Event nicht auf deiner Website einbetten möchtest, dann empfehle ich dir, dein Event im Text oder in einem Button einfach zu verlinken. Den Link zu deinem Event erhältst du, wenn du auf “Link kopieren” im Event klickst. Den kopierten Link kannst du dann einfach an gewünschter Stelle wie gewohnt hinterlegen. Damit wird dein Besucher jedoch von deiner Website auf die TuCalendi Buchungsseite weitergeleitet. 

Im Pro-Plan besteht die Möglichkeit, eine individuelle Buchungsseite zu gestalten. 

Einsatzmöglichkeiten für deine Terminbuchungen

Nachdem du dir nun ein Bild des Online-Terminbuchungstools und dessen Funktionsumfang gemacht hast, schießen dir bestimmt einige Anwendungsbeispiele für dein Business in den Kopf. 

Hier möchte ich dir noch weitere Inspirationen für den Einsatz eines Terminbuchungstools geben. 

Neben dem klassischen Einsatz für Kennenlern- und Strategiegespräche, kannst du für deine Kunden ein 1:1-Termin-Event hinterlegen, bei dem sie selbstständig ihre Coaching-Termine buchen können. 

Nutze das Tool auch für deine Podcast-Anfragen. Auf deiner Website kannst du dieses Event verlinken und im Event bereits nach wichtigen Informationen, wie Thema, Bild, Social Media Links fragen und am besten auch gleich in deinem Projekt-Management-Tool hinterlegen lassen. Wie wäre es mit einem Kaffeeklatsch mit Kollegen? Teile dein Kaffeeklatsch-Event mit Kollegen zum Austausch und findet gemeinsam schnell einen passenden Termin.

Mein Fazit:

Ein Terminbuchungs-Tool ist eins der Tools, die in deinem Online-Business nicht fehlen dürfen, da sie dir von Anfang Arbeit abnehmen und um einiges erleichtern. 

TuCalendi überzeugt mit seinem Funktionsumfang im Pro-Plan und dem hohen Grand an Personalisierungsmöglichkeiten der Kalender und Events. Es ist zwar aufwendiger einzurichten als z. B. Calendly, aber der Aufwand lohnt sich definitiv. Du kannst das Buchungstool zwar kostenlos nutzen, aber ich empfehle dir ganz klar die Pro-Version.

Zudem spricht nicht nur der günstige Preis für TuCalendi (im Vergleich zahlst du jährlich bei Calendly 144$), sondern auch der Standort des Unternehmens. Mit seinen Servern in Spanien ist TuCalendi dsgvo-konform und bietet eine Möglichkeit, das Tool auch ohne Kalender-Anbindungen zu nutzen bzw. durch die Verwendung von Zapier oder Pabbly Kalendereinträge anonymisiert zu erstellen. 

In meinem Minikurs zeige ich dir Schritt-für-Schritt die Einrichtung von TuCalendi und stelle dir alle Mailing-Vorlagen zur Verfügung. Und damit du auch gleich das volle Potenzial des Online-Terminbuchungstools nutzen kannst, zeige ich dir die wichtigsten Automationen. 

Nutzt du bereits ein Buchungstool? Lass mich gerne im Kommentar wissen, mit welchem Tool du arbeitest.

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