Wie wichtig Prozesse sind, wurde mir selbst das erste Mal bewusst, als ich die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistentin gestartet habe. Das war das reine Chaos zu Beginn. Es hat mich mehr Zeit gekostet, ihr die Informationen zur Verfügung zu stellen und auf ihre Rückfragen zu antworten, als wenn ich die Aufgabe einfach mal schnell selbst gemacht hätte. So sieht keine gute Zusammenarbeit aus.
Also habe ich mich daran gemacht, meine Prozesse erstmal ordentlich aufzusetzen. Aus dieser Erfahrung habe ich die Liebe zu Prozessen entdeckt und bin ein Verfechter davon, sich so früh wie möglich mit seinen Prozessen auseinanderzusetzen. In diesem Blogartikel teile ich mit dir 10 Gründe, warum ich Prozesse liebe und hoffe, dass dich der ein oder andere Grund dafür begeistern kann, dich mit deinen Prozessen auseinanderzusetzen.
Inhalt
Was ist ein Prozess?
Was ist überhaupt mit einem Prozess im Business-Kontext gemeint?
Im Internet kursieren viele Definitionen. Um es kurz zu machen: Ein Prozess ist die Abfolge von bestimmten Vorgängen innerhalb einer Unternehmung, die aufeinander einwirken und zum Erfolg des Vorhabens führen.
Der Begriff Prozess wurde bereits im frühen 19. Jahrhundert als Vorgang des “vorwärts Schreitens” geprägt, das sich aus dem lateinischen Ursprungsbegriff procedere ableitete.
Ein Prozess ist also eine Reihe von Vorgängen, die uns voranschreiten lassen, um unser Vorhaben zu erreichen.
In anderen Worten: Prozesse helfen uns, unsere Projekte und Pläne in die Realität umzusetzen.
Wie kann man da Prozesse nicht lieben?
In den nächsten Abschnitten nenne ich dir 10 Gründe, warum ich Prozesse liebe und hoffe, dass du danach auch die Liebe für Prozesse entdeckst.
Meine Gründe, warum ich Prozesse liebe
Prozesse sind vorhersehbar und machen den Alltag planbar
Durch Prozesse werden Arbeitsvorgänge vorhersehbar, da der nächste Schritt bereits bekannt ist. Das erleichtert dir die Planung deiner Ressourcen. Du kannst deine eigene Arbeitslast dadurch viel besser abschätzen und in deinen Tag einplanen.
Prozesse schaffen Klarheit
So wie Prozesse deinen Tag vorhersehbar machen, geben dir Prozesse auch Klarheit darüber, was dein nächster Schritt ist und was du benötigst, um deine Ziele zu erreichen. Der Fahrplan zur Erreichung deines Vorhabens ist detailliert aufgelistet und du kannst dich darauf konzentrieren “voranzuschreiten” und dich dabei nicht zu verzetteln.
Prozesse ermöglichen Standardisierung
Prozesse, die sich immer wieder wiederholen (und das tun die meisten Prozesse) können standardisiert werden.
Durch definierte standardisierte Prozesse, weiß zum einen jeder in deinem Team, was zu tun ist und WIE es zu tun ist.
Und zum anderen verringerst du dadurch Fehler und minimierst die Rückfragen aus deinem Team.
Auch wenn du noch alleine bist, lohnen sich standardisierte Prozesse für dich. Mit Prozessen stellst du sicher, dass das Ergebnis und die Qualität deiner Arbeit immer gleich bleibt.
Prozesse sind zeitsparend
Prozesse sparen Zeit. Sie verringern nicht nur Rückfragen aus deinem Team, sondern minimieren auch das lange Suchen nach benötigten Informationen und Dateien.
Durch definierte Prozesse sparst du auch Zeit bei der Umsetzung, da du dir nicht wieder von vorne überlegen musst, wie etwas umgesetzt werden muss oder was du alles dafür brauchst.
Prozesse reduzieren Decision Fatigue
Damit sind wir schon bei einem sehr wichtigen Punkt. Prozesse reduzieren die Decision Fatigue (also die Entscheidungsmüdigkeit). Wir Menschen treffen täglich mehrere tausend große und kleine Entscheidungen, die unsere Gehirnkapazitäten stark in Anspruch nehmen.
Entscheidungen treffen stellt einen komplexen, kognitiven Prozess dar, egal ob es sich um große Entscheidungen handelt, wie z.B den Kauf eines Autos oder eine kleine Entscheidung, wie z.B. was mache ich als Nächstes.
Mit Prozessen werden dir diese “kleinen” Entscheidungen abgenommen, da der nächste Schritt bereits definiert ist und klar vor dir liegt. Du kannst deine Energie und Gehirnkapazität dann für die Erledigung der Aufgabe nutzen, anstatt dich damit zu beschäftigen, was der nächste Schritt in der Erstellung z.B. deines Blogartikels ist.
Prozesse machen dich effizienter
Prozesse machen dich und dein Team effizienter. Aufgaben können schneller und fehlerfreier erledigt werden.
Klar definierte Prozesse ermöglichen dir aber auch, Schwachstellen und Engpässen schneller zu identifizieren und auszubessern. Wenn du weißt, was nicht so rund läuft und an welcher Stelle, kannst du entsprechende Maßnahmen treffen, damit deine Prozesse reibungsloser ablaufen und du deine Vorhaben erreichst.
Langfristig steigert das deine Effizienz, da du deine Arbeitsweise immer weiter optimierst und verbesserst.
Prozesse machen dich unabhängig
Du hast sicherlich Aufgaben in deinem Business, die du nicht gerne erledigst? Oder die dich einfach Zeit kosten und du dich stattdessen lieber auf deine Kernkompetenz konzentrieren möchtest?
Mit klar definierten Prozessen kannst du Aufgaben, die du auslagern möchtest, einfacher identifizieren und diese an einen Freelancer oder eine virtuelle Assistentin auslagern.
Deine Prozesse helfen dir dabei, die Bereiche zu identifizieren, in denen dein Wirken notwendig ist und bei denen du dich herausziehen kannst. Damit machst du dich und dein Unternehmen unabhängiger.
Durch deine Prozesse kann dein Team auch in deiner Abwesenheit Aufgaben erledigen und deine Vorhaben voranbringen.
Du kannst Prozesse automatisieren
Aufgaben kann man auslagern. Aber auch automatisieren. Wenn du deine Prozesse und die einzelnen Arbeitsschritte kennst, wird es dir nicht nur leicht fallen, Aufgaben zu identifizieren, die du gerne abgeben möchtest, sondern auch Aufgaben zu finden, die du automatisieren kannst.
Durch automatisierte Aufgaben sparst du kleine manuelle Handgriffe, die dich so zwar erstmal nicht viel Zeit kosten, aber in der Summe doch einiges an Lebenszeit, die du anderweitig nutzen kannst.
Prozesse ermöglichen Wachstum
Wenn du wachsen und skalieren willst, wird es ohne Prozesse nicht gehen. Prozesse helfen dir dabei, deine Aufgaben und Projekte zu standardisieren, sie so aufzubereiten, dass du Aufgabenbereiche auslagern oder automatisieren kannst, ohne dass dabei die Qualität der Ergebnisse darunter leidet.
Prozesse sind der Grundstein für das Wachstum deines Unternehmens und helfen dir und deinem Team in der Umsetzung und Zusammenarbeit. Sie helfen dir bei der Optimierung deiner Arbeitsabläufe und zeigen dir auf, wo es nicht optimal läuft.
Prozesse “zwingen” dich unternehmerischer zu denken und deine Ressourcen optimal einzusetzen.
Wie sieht es mit deinen Prozessen aus?
Ich weiß, ich weiß! Prozesse sind weder sexy noch hipp und daher oft im Business vernachlässigt. Dabei haben Prozesse viele Vorteile für dein Business und erleichtern letztendlich dein Leben als Unternehmerin. Du hast gerade 10 Gründe für Prozesse im Business gelesen und ich hoffe, dass dich der ein oder andere Grund zum Nachdenken über deine Prozesse anregt.
Erzähle mir gerne in den Kommentaren, welcher Grund dich am meisten überzeugt hat, dich mit deinen Prozessen zu befassen.
Ich freue mich, von dir zu lesen.
