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Truthbomb: Ordnung und Struktur sind wichtig für dein Business
Unordnung ist weder gut für uns als Person, noch tut sie gut für unser Business.
Eine unordentliche (Arbeits-) Umgebung macht uns Menschen unzufrieden und kann uns sogar stressen! Wir verlieren schneller die Konzentration und sind viel leichter abgelenkt. Für Aufgaben brauchen wir in einer unordentlichen Umgebung länger als in einer ordentlichen.
Unordnung kostet nicht nur mehr Zeit, weil wir mit sinnlosen Suchaktionen beschäftigt sind, sondern sie kostet uns auch Energie und reißt uns aus unserem Arbeitsflow raus.
Für ein wachsendes und erfolgreiches Business ist Chaos langfristig nicht gut. Mit einer grundsoliden Ordnung und einer einfachen Struktur in deinem Business, die du am besten von Beginn an implementierst, legst du den Grundstein für ein Business mit Zukunftsperspektive und spart täglich viel Zeit.
Dein Schreibtisch – Clean Desk
Bevor du jetzt weiterliest – schau dich mal auf deinem Schreibtisch um. Was steht da alles herum?
Vermutlich sieht dein Bild so oder so ähnlich aus:
Ein Monitor oder sogar zwei stehen herum. Verschiedene Post-It-Zettel kleben am oder um den Monitor herum.
Ein Telefon oder dein Handy liegt auf dem Schreibtisch. Ein offenes Notizbuch liegt auf der einen Seite. Auf der anderen Seite türmt sich ein Papierstapel und Stifte liegen kreuz und quer. Vielleicht hast du ja heute morgen auch einen Kaffee an deinen Schreibtisch geholt. Die leere Kaffeetasse von heute morgen und die von gestern stehen auch noch rum.
Und, trifft meine Beschreibung auf deinen Schreibtisch zu?
Dass es auf unserem Schreibtisch nicht immer ordentlich aussieht, ist kein Wunder. Schließlich verbringen wir als Unternehmerinnen viel Zeit daran und im Laufe des Tages sammeln sich die unterschiedlichsten Dinge darauf an.
Aber ein unordentlicher Schreibtisch kann uns in unserer Konzentration stören und unsere Kreativität beeinflussen. Daher solltest du in regelmäßigen Abständen deinen Schreibtisch ein wenig aufräumen und dir angewöhnen, ihn clean zu halten.
Schritt 1: Räume deinen Schreibtisch auf
Dein erster Schritt für mehr Ordnung und Struktur im Business ist das Aufräumen deines Schreibtisches.
Räume am besten alles ab und wische deinen Schreibtisch ab. Stelle dann die wichtigen Dinge wie Monitor, Mikrofon, Schreibtischlampe (ebenfalls abgewischt) wieder an ihren Platz.
Gehe nun durch die weiteren abgeräumten Dinge durch und
- Hefte lose Unterlagen, die du jetzt aktuell nicht benötigst, aber später vielleicht brauchst, ab.
- Papiere, die keine Relevanz mehr haben, entsorgst du sofort.
- Ergeben sich Aufgaben durch eine deiner Unterlagen, dann erledige diese jetzt sofort, sofern sie nicht länger als 5 Minuten dauern.
- Hole dir einen Ablagekorb, in dem du in Zukunft deine Unterlagen und Dokumente aufbewahrst, bis du sie bearbeiten kannst. Nimm dir dafür einen festen regelmäßigen Termin vor. (Über die Bearbeitung deiner Ablage erfährst du im Abschnitt “Ordnerstruktur und Ablage” mehr).
Dein Schreibtisch sollte nicht überladen mit Dingen sein. Achte darauf, dass du die Dinge, die du tagtäglich brauchst, griffbereit hast. Aber überlade deinen Schreibtisch nicht mit unnötigen Dingen, wie Papierstapel und Ordner. Alles was du nicht in den nächsten Tagen oder Wochen brauchst, kannst du getrost an den entsprechenden Ort wegräumen.
Jetzt, wo dein Schreibtisch schön sauber und aufgeräumt ist, kannst du noch den Wohlfühl-Faktor hinzufügen. Bring eine schöne Pflanze, einen Blumenstrauß oder ein schönes motivierendes Bild auf deinem Schreibtisch oder in die Nähe deines Schreibtisches an.
Dein Schreibtisch sollte so gestaltet sein, dass du gerne daran sitzt, dass er dich motiviert und dir vor allem Energie gibt.
Nachdem dein Schreibtisch aufgeräumt ist, schauen wir uns nun die Ablage und Dokumente an.
Schluss mit Suchen: klare Ordnerstruktur und Ablage
Laut einem Bericht zur Anatomie der Arbeit von asana verbringt eine Person 60% ihrer Arbeitszeit mit Arbeit rund um die Arbeit. Damit sind Tätigkeiten wie Absprachen zwischen Team-Mitgliedern und Kunden gemeint, aber auch z.B. die Suche nach Dateien und Informationen.
Mal ehrlich, wie oft am Tag durchsuchst du deinen Posteingang oder Download-Ordner, weil du z.B. nach einer Info von deinem Kunden suchst?
Eine gute Organisation und vor allem Ablage der erhaltenen Informationen und Dokumente ist in unserer Informationsgesellschaft super wichtig.
Dein Ziel sollte es sein, dass du mit wenigen Klicks an die gewünschte Information oder Unterlagen kommst. Dafür brauchst du ein nachvollziehbares Ordner-System. Ganz nach dem Motto “Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz”.
offline und online Ablage gestalten
Da du sowohl Informationen online als auch offline erhältst und irgendwo ablegen musst, sollte deine Ablage für beide Bereiche gleich gestaltet und bezeichnet sein. Auf diese Weise kannst du alles schneller finden.
Egal ob digital oder offline, deine Ablage sollte simple und nachvollziehbar sein.
Auch wenn du jetzt noch alleine in deinem Unternehmen bist, empfiehlt es sich, deine Dateien und Ordner auf einem Cloud Speicher wie One Drive oder google Workspace zu speichern. So kannst du und später auch dein Team von überall auf die Dateien zugreifen und das Hin- und Herschicken von Dateien entfällt. Zudem hat man beim online Arbeiten an Dokumenten nur noch eine Version und nicht mehr unterschiedliche Versionen, die sich im Posteingang oder der Ablage tummeln.
Damit die offline Ablage auch ordentlich und schick aussieht, bevorzuge ich die gleiche Art von Ordnern mit einem individuell gestalteten Rückenschild. Das sieht nicht nur schön und ordentlich im Regal aus, sondern macht auch mehr Freude, die Ordner zur Hand zu nehmen.
Schritt 2: Sinnvolle Ablage-Struktur erstellen
Es gibt nicht die EINE Ordnerstruktur, die ich dir jetzt empfehlen kann und du sie einfach für dich umsetzt. Damit die Dateiablage für dich wirklich hilfreich ist, sollte sie zu deinen Arbeitsabläufen und dir passen.
Bevor ich dir meine Ordnerstruktur verrate, gebe ich dir ein paar Tipps, wie du deine ideale Ordnerstruktur für dich findest.
So findest du deine individuelle Ordnerstruktur:
- Analysiere deine bestehende Ordnerstruktur. Wie hast du gerade deine Dateien und Informationen in Ordner sortiert? Gibt es übergreifende Themen, die für dich relevant sind?
- Welche Dateien fallen bei dir überhaupt an: Dokumente, Rechnungen, Angebote, Präsentationen? Wer muss auf welche Dateien zugreifen und wie oft?
- Finde sinnvolle Gruppierungen für dich. Möchtest du zum Beispiel Rechnungen bei den jeweiligen Kunden eingeordnet haben oder lieber in einem monatlichen Rechnungs-Ordner? Möchtest du Texte für einen Blogartikel nach Monaten in einem Content-Ordner haben und alle Texte für Social Media, die mit diesem Blogartikel zusammenhängen, in dem gleichen Ordner haben oder lieber in einem Social Media-Ordner? Ganz egal, wie du dich entscheidest – es ist richtig. Es gibt hier kein richtig oder falsch. Deine Ablage muss zu dir passen und du musst nur die Entscheidung treffen, wie sie aussehen soll.
- Entwerfe deine optimale Ablagestruktur. Damit du den Überblick nicht verlierst, empfehle ich dir, eine MindMap zu erstellen und hier erstmal alle gewünschten und benötigten Ordnern in die MindMap einzutragen. Du solltest nicht mehr als 3 Unterordner-Ebenen in einem Ordner haben.
- Lege deine Ordnerstruktur an. Nutze dabei auch gerne Zahlen von 0-10 vor deinen Ordnern, um die gewünschte Reihenfolge zu erstellen und die Hürde, schnell mal einen neuen Ordner zu erstellen, zu erhöhen. Vermeide es, mehr als 10 Ordner auf einer Ebene zu haben.
Verschiebe deine Dateien aus deinen Ordnern in dein neues Ablagesystem.
Meine Ablagestruktur für mehr Ordnung und Struktur
Ich habe meine Ordner nach den Abteilungen sortiert und somit 4 Haupt-Ordner:
- Executive
- Operations
- Sales & Marketing
- Produkte und Services
In meinen Hauptordner Executive kommen alle Dateien, die mit dem Unternehmen direkt zu tun haben. Also alles was Finanzen, Steuern, Rechnungen, Verträge etc. angeht.
Im Operations Ordner habe ich Dateien und Unterordner, die dabei helfen, mein Unternehmen am Laufen zu halten und auf die Mitarbeiter zugreifen müssen.
So finden sich in diesem Ordner zum Beispiel Testimonial-Dateien, Bilder von mir, meine Freebies, etc.
Der Sales- und Marketing Ordner hat alles, was mit dem Verkauf und der Vermarktung zu tun hat. Hier lege ich alle Texte für meine Salespages ab, meine Aufzeichnungen und Präsentationen von Webinaren und Masterclasses. Du findest hier auch alle Texte und Bilder, die ich jemals bei Werbeanzeigen geschaltet habe. Die Werbeanzeigen habe ich in einem eigenen Werbeanzeigen-Ordner und nicht unter dem jeweiligen Produkt gespeichert. Für mich persönlich macht das so mehr Sinn.
Unter dem Hauptordner Produkte und Services findest du alles, was mit der direkten Kundenarbeit zu tun hat. Also Aufzeichnungen von Calls mit meinen Kunden und Dateien, die mit der Ausführung des Produktes direkt zu tun haben.
Benenne deine Dateien einheitlich und sofort
Damit du deine Dateien schnell wiederfinden kannst, empfehle ich dir, diese sofort richtig zu benennen, wenn du diese speicherst. Entscheide dich auch für eine einheitliche Namensgebung.
Ich speichere meine Dateien nach folgendem Muster:
jjjj-mm-tt-was-bin-ich-dateiname
Das sieht dann in der Praxis so aus:
2022-10-18-Blogartikel-Ordnung-und-Struktur
Entscheide dich, ob du Groß- und Kleinschreibung beachtest und ob du lieber Binde- oder Unterstriche verwenden möchtest. Von Leerzeichen rate ich dir bei der Benennung deiner Dateien ab, da diese in der Suche Probleme ergeben.
Bei Grafiken hänge ich hinter den Dateinamen auch gerne noch die Pixel-Maße an und die Geräteart, also ob ich es für Desktop, Tablet oder Mobile-Ansicht nutzen möchte. So kann ich direkt sehen, wie groß die Grafik ist und für welchen Bildschirm-Typ geeignet.
Bringe Ordnung durch ein Projekt-Management-System rein – Ein Platz für all deine Aufgaben
Ja, auch ein Projekt-Management-System bringt Ordnung und Struktur in dein Business. Einmal aufgesetzt, kann es dein zweites Gehirn für wichtige Informationen sein, die du mehr oder weniger regelmäßig brauchst.
Ich selbst nutze asana und habe hier in einem Projekt alle wichtigen Informationen wie Branding-Farben, Links zu meinen Funnels und Ablage-Orte von meinen Dateien hinterlegt und verlinkt.
Das habe ich nicht nur für mich gemacht, sondern auch für meine Kundenprojekte und alle meine Projekte, die in meinem Business anstehen.
Vielleicht kennst du es ja auch. Du hattest ein grandioses Kundenprojekt. Viele Informationen wurden per E-Mail oder auf anderen Wegen ausgetauscht und Monate nach Beendigung der Zusammenarbeit meldet sich der Kunde wieder bei dir. Er möchte wissen, ob du ihm noch einmal dieses eine Workbook schicken kannst. Sein Exemplar kann er nicht mehr finden.
Wäre es da nicht super, wenn du mit nur 3 Klicks die gewünschte Datei heraussuchen kannst und sie ihm/ihr direkt schicken kannst? Du hast nämlich den Verlauf eurer Zusammenarbeit vollständig in einem Projekt-Management-Tool dokumentiert und alle Informationen im Zusammenhang mit dem Kunden hier hinterlegt.
Ein Projekt-Management-Tool unterstützt dich nicht nur dabei, deine Informationen strukturiert abzulegen und darauf schnell zugreifen zu können, sondern auch deine Arbeitsabläufe zu standardisieren.
Schritt 3: Etabliere feste Workflows und Prozesse
Feste, standardisierte Prozesse minimieren das Chaos beim Arbeiten. Mit standardisierten Prozessen machst du die Dinge immer auf die gleiche bewährte Art und Weise. Damit sparst du zum einen Zeit und zum anderen kannst du so die Qualität des Ergebnisses immer gleich hochhalten. Unabhängig davon, ob am Ende du die Aufgabe erledigt hast oder jemand aus deinem Team.
Der festgelegte Prozess minimiert Rückfragen und Verwirrungen bei deinem Team und stellt sicher, dass alle immer genau wissen, was als Nächstes zu tun ist und wie diese Aufgabe zu erledigen ist.
Das Zitat “Keiner hat die Zeit zum Aufräumen, aber jeder hat die Zeit zum Suchen” vom führenden Effizienz-Profi Jürgen Kanz bringt die Wichtigkeit von Ordnung und Struktur im eigenen Business auf den Punkt.
Wir haben alle eine wichtige und limitierende Ressource in unserem Leben. Und das ist Zeit. Warum verbringen wir also so viel Zeit damit, diese wertvolle Ressource zu vergeuden, anstatt uns unser Arbeitsleben so zu gestalten, dass wir das meiste aus der uns zur Verfügung stehenden Zeit rausholen?
Mit nur kleinen Anpassungen in unserem Arbeitsumfeld können wir mehr Ordnung und Strukturen schaffen und damit auch täglich Zeit gewinnen, die wir mit unseren Liebsten verbringen können, anstatt mit dem Suchen einer verschollenen Datei.
Wie zufrieden bist du mit deiner Ordnung und deinen Strukturen in deinem Business?
Wenn du das Gefühl hast, dass dich deine aktuelle Ordnung und die Strukturen in deinem Tagesablauf eher hindern, als unterstützen, dann lade ich dich sehr gerne zu einem kurzen Gespräch ein, in dem wir schauen können, wie du mehr Ordnung und Strukturen ins Business bekommst und wie ich dich dabei unterstützen kann.
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Thanks!